介護施設の採用担当者として、日々の業務に追われながら人材確保にも奔走する毎日。そんなあなたの肩にのしかかる重圧を少しでも軽くできないものか—。
人手不足が深刻化する介護業界において、採用担当者の業務負担は年々増加の一途をたどっています。限られた時間と人員で効率的に採用活動を進めることは、もはや施設運営の生命線といっても過言ではありません。
本記事では、介護施設の採用担当者が抱える具体的な課題と、その解決策を徹底解説します。業務効率化のポイントから外部リソースの活用方法まで、すぐに実践できる方法をご紹介します。
介護施設の採用担当者が直面する課題とは
採用担当者の皆さんは、日々どんな悩みを抱えているでしょうか。まずは現状の課題を整理してみましょう。
介護業界の採用担当者が直面している最大の課題は、慢性的な「人材不足」と「業務過多」の悪循環です。少子高齢化が進む日本社会において、介護需要は増加の一途をたどる一方、働き手は減少し続けています。
応募者不足による悪循環
求人を出しても応募が集まらない。これは多くの介護施設が直面している現実です。
厚生労働省の統計によれば、介護職員は2040年度に約280万人必要となり、現状から試算すると69万人が不足すると推計されています。この深刻な人材不足は、採用担当者にとって大きなプレッシャーとなっているのです。
応募者が少ないために一人ひとりの採用プロセスに時間をかけざるを得ず、その結果、他の業務にしわ寄せが生じます。そして業務に追われて採用戦略を練る時間がなくなり、さらに応募が集まらないという悪循環に陥りがちです。
採用業務に費やす膨大な時間
採用担当者の多くは、採用業務だけを専任で行っているわけではありません。
通常の介護業務や事務作業と並行して採用活動を行っているケースがほとんどです。求人原稿の作成、求人媒体の選定、応募者対応、面接日程調整、給与交渉など、採用に関わる業務は多岐にわたります。
これらの業務に追われ、本来の介護サービスの質が低下してしまうことも少なくありません。「令和5年度介護労働実態調査」によると、「介護職員が不足している」と感じている事業所は66.3%にのぼり、また新規採用が「困難」と回答した事業所も過半数を超えています。
高額な採用コストの問題
人材紹介会社を利用する場合、成功報酬として年収の30%前後という高額な紹介料が発生することがあります。
中小規模の介護施設にとって、この費用負担は経営を圧迫する大きな要因となっています。かといって、自前で採用活動を行うには時間も知識も不足しているというジレンマに陥っているのが現状です。
限られた予算の中で最大の効果を得るためには、コストパフォーマンスの高い採用方法を選択する必要があります。
業務負担を軽減する効果的な方法
では、こうした課題を解決するために、どのような対策が効果的なのでしょうか。
介護施設の採用担当者の業務負担を軽減するためには、「業務の効率化」と「外部リソースの活用」という二つのアプローチが有効です。まずは自施設内で実践できる効率化の方法から見ていきましょう。
採用業務の見える化と役割分担
まず取り組むべきなのは、採用業務の「見える化」です。
採用プロセスの各ステップを明確にし、それぞれにかかる時間や必要なリソースを可視化しましょう。例えば、求人原稿作成、応募者対応、面接調整、内定手続きなど、業務をリスト化します。
次に、これらの業務を施設内で分担することを検討しましょう。採用担当者一人に負担が集中しないよう、得意分野や空き時間に応じて複数のスタッフで分担することで、全体の業務効率が向上します。
「業務の見える化と役割分担は、単なる業務効率化ではなく、組織全体で人材確保に取り組む文化づくりの第一歩です。」
ICTツールの導入による効率化
デジタル技術を活用することで、採用業務の効率化が図れます。
応募者管理システムや面接スケジューリングツール、オンライン面接システムなどを導入することで、手作業で行っていた業務を自動化できます。特に応募者とのメールのやり取りや面接日程の調整は、自動化によって大幅な時間短縮が可能です。
また、クラウド上で採用情報を共有することで、複数のスタッフが同時に採用業務に携わることができるようになります。これにより、採用担当者の不在時でも採用プロセスが滞ることなく進められます。
採用戦略の最適化
闇雲に求人を出すのではなく、戦略的なアプローチが重要です。
自施設の強みや特色を明確にし、それを求人原稿に反映させることで、マッチする人材からの応募率を高められます。大手施設との差別化を図り、中小施設ならではの魅力（アットホームな環境や成長機会など）をアピールすることが効果的です。
また、採用チャネルの選定も重要です。求人サイト、ハローワーク、SNS、紹介制度など、様々な採用チャネルの費用対効果を分析し、自施設に最適な組み合わせを見つけることで、限られた予算で最大の効果を得ることができます。
外部リソースを活用した業務負担の軽減
自施設内での効率化に加えて、外部のリソースやサービスを活用することも有効な選択肢です。
特に中小規模の介護施設では、専門知識や人員に限りがあるため、外部の専門サービスを利用することで、質の高い採用活動を効率的に行うことが可能になります。
採用代行サービスの活用
採用業務を専門家に任せることで、大幅な業務負担の軽減が期待できます。
採用代行サービスとは、求人原稿の作成から応募者対応、面接調整まで、採用プロセス全体を代行するサービスです。専門知識を持ったスタッフが対応するため、採用効率の向上も期待できます。
例えば「かいごのおたすけ採用隊」のような中小介護事業者専門の採用課題解決サービスでは、月額定額制で採用業務を完全代行し、初期費用無料、成果報酬無料、求人掲載費込みの明確な料金体系を提供しています。
このようなサービスを利用することで、採用担当者は本来の介護業務に集中でき、専門家による効果的な採用活動が実現します。
人材紹介会社との効果的な連携
人材紹介会社を上手に活用することも一つの方法です。
ただし、複数の紹介会社と連携する場合、それぞれとのやり取りに時間を取られることがあります。そこで、紹介会社との窓口を一本化するサービスを利用することで、業務負担を軽減できます。
また、中小介護事業者の価値を理解した紹介会社を選ぶことが重要です。大手向けのサービスではなく、中小施設の特性を理解した紹介会社と連携することで、マッチする人材を紹介してもらえる可能性が高まります。
スカウト型採用の導入
待ちの採用から攻めの採用へ転換することも効果的です。
スカウト型採用とは、求職者データベースから条件に合う人材を直接スカウトする方法です。自ら応募してくる人材だけでなく、潜在的な求職者にもアプローチできるため、採用の可能性が広がります。
ただし、スカウトメッセージの作成や送信、返信対応などに時間がかかるため、これらを代行するサービスを利用することで、効率的にスカウト活動を行うことができます。
成功事例から学ぶ効果的な業務負担軽減法
実際に採用業務の負担軽減に成功した介護施設の事例から、具体的な方法を学んでみましょう。
これらの事例は、それぞれの施設が抱えていた固有の課題に対して、どのようなアプローチで解決したかを示しています。自施設の状況に合わせて参考にしてみてください。
デイサービスの事例：採用業務の完全代行による成果
関東地方のあるデイサービス（従業員15名）では、施設長が採用業務と現場管理を一人で担当していました。
慢性的な人手不足に悩まされていましたが、採用活動に十分な時間を割けず、応募が集まらない状況が続いていました。そこで、採用代行サービス「かいごのおたすけ採用隊」を導入し、採用業務を完全に委託することにしました。
その結果、施設長は現場管理に集中できるようになり、サービスの質が向上。同時に、専門家による効果的な採用活動により、3ヶ月で5名の採用に成功しました。人手不足が解消されたことで、施設全体の業務負担が軽減され、職員の離職率も低下するという好循環が生まれました。
特別養護老人ホームの事例：採用業務時間の半減
関西地方の特別養護老人ホーム（従業員45名）では、人事担当者が採用業務に多くの時間を費やしていました。
特に応募者対応や面接調整に時間を取られ、他の人事業務が滞る状況でした。そこで、採用管理システムの導入と採用業務の一部外部委託を組み合わせることにしました。
応募者情報の管理や面接日程の調整をシステム化し、求人原稿の作成や求人媒体の選定を外部に委託。その結果、採用業務にかかる時間が約50%削減され、人事担当者は職員教育や労務管理など、より重要な業務に時間を割けるようになりました。
人材の質も向上し、定着率の高い採用ができるようになりました。
グループホームの事例：小規模施設での成功
九州地方のグループホーム（従業員8名）では、管理者が介護業務と並行して採用活動を行っていました。
小規模施設のため採用予算も限られており、効果的な採用活動ができずにいました。そこで、中小介護事業者専門の採用サービスを利用し、施設の特色を活かした採用戦略を立てることにしました。
アットホームな環境や利用者との距離の近さといった小規模施設ならではの魅力を前面に出した求人を展開。さらに、積極的なスカウト活動により、2ヶ月で2名の採用に成功しました。
小規模でも専門的なサポートを受けることで、効率的な採用活動が可能になった好例です。
採用担当者の業務負担軽減チェックリスト
自施設の採用業務を見直す際に役立つチェックリストをご紹介します。
現状の課題を明確にし、どのような対策が必要かを判断するための指標としてお使いください。各項目をチェックして、改善が必要な点を洗い出してみましょう。
採用業務の現状把握
まずは、現在の採用業務の状況を客観的に把握しましょう。
- 採用業務に週何時間費やしていますか？
- 採用プロセスの各ステップにかかる時間を把握していますか？
- 採用業務の中で特に時間がかかるのはどの部分ですか？
- 採用に関わるコスト（求人広告費、紹介料など）を把握していますか？
- 採用チャネル別の応募数と採用数を記録していますか？
これらの質問に答えることで、現状の課題が明確になります。特に時間がかかっている業務や、コストパフォーマンスの低い採用チャネルを特定することが重要です。
業務効率化の可能性
次に、業務効率化の余地がどこにあるかを検討しましょう。
- 採用業務のマニュアルやテンプレートはありますか？
- 応募者情報の管理方法は効率的ですか？
- 面接日程の調整方法は効率的ですか？
- 採用に関する意思決定プロセスは明確ですか？
- ICTツールを活用した業務効率化を検討していますか？
これらの項目をチェックすることで、すぐに取り組める効率化のポイントが見えてきます。特に、繰り返し行う業務のマニュアル化やテンプレート化は、比較的容易に実施できる効率化策です。
外部リソース活用の検討
最後に、外部リソースの活用可能性を検討しましょう。
- 採用業務の一部または全部を外部委託することを検討していますか？
- 人材紹介会社との連携は効果的に行われていますか？
- 採用代行サービスについて情報収集していますか？
- 外部委託のコストと内製のコストを比較検討していますか？
- 小規模介護施設向けの採用支援サービスを調査していますか？
外部リソースの活用は、初期投資が必要な場合もありますが、長期的には業務負担の大幅な軽減につながる可能性があります。特に専門知識が必要な業務は、外部の専門家に任せることで質の向上も期待できます。
まとめ：持続可能な採用体制の構築に向けて
介護施設の採用担当者の業務負担軽減は、単なる効率化の問題ではなく、持続可能な施設運営のための重要な課題です。
本記事でご紹介した方法を参考に、自施設に合った業務改善策を見つけていただければ幸いです。採用担当者の負担が軽減されれば、本来の介護サービスの質向上に集中できるようになり、結果として利用者満足度の向上や職員の定着率向上にもつながります。
特に中小規模の介護施設では、限られたリソースを最大限に活用することが重要です。業務の効率化と外部リソースの活用を組み合わせることで、大手施設に負けない採用力を身につけることができます。
採用業務の負担に悩む介護施設の皆様、まずは現状の課題を明確にし、できることから一つずつ改善していきましょう。そして必要に応じて、「かいごのおたすけ採用隊」のような専門サービスの力を借りることも検討してみてください。
持続可能な採用体制の構築は、介護施設の未来を明るくする第一歩です。
より詳しい情報や具体的なサポートをご希望の方は、中小介護事業者専門の採用課題解決サービス「かいごのおたすけ採用隊」にお問い合わせください。初期費用無料、成果報酬無料の月額定額制で、あなたの施設の採用課題解決をサポートします。
