介護施設の採用担当者が直面する現状と課題
介護業界の採用担当者として、あなたは日々さまざまな課題に直面しているのではないでしょうか。
慢性的な人材不足が続く介護業界では、採用担当者の肩にのしかかる負担は年々増大しています。応募者が集まらない焦り、人材紹介会社からの高額な請求書、そして本来の業務との板挟みになる毎日。
厚生労働省の調査によると、2021年の介護サービスを提供する事業所において、人手不足を感じている割合は63.0%にも上ります。特に訪問介護員については、実に80.6%もの高い割合で人材不足を実感しているという結果が出ています。
私が以前、ある特別養護老人ホームの採用担当者と話した時のことです。彼女は本来、介護主任としての業務を持ちながら、採用業務も兼任していました。「求人サイトの管理、応募者への連絡、面接日程の調整、入職手続き…すべてを一人でこなすのは本当に大変です。でも、人が足りないから仕方ないんです」と疲れた表情で語っていたのが印象的でした。
この記事では、介護施設の採用担当者が抱える具体的な負担と、その解決策について徹底的に解説していきます。あなたの抱える悩みを解消するヒントが必ず見つかるはずです。
介護施設の採用担当者が抱える7つの負担
介護施設の採用担当者が日々直面している負担は、実に多岐にわたります。
これらの負担は単に「忙しい」という問題ではなく、施設運営全体に大きな影響を与える重大な課題となっています。具体的にどのような負担があるのか、詳しく見ていきましょう。
1. 慢性的な応募者不足による焦りと不安
「求人を出しても全く応募がない…」
これは多くの介護施設の採用担当者が抱える最大の悩みではないでしょうか。求人サイトに掲載しても反応がなく、日々焦りと不安が募っていきます。特に地方の小規模施設では、大手の施設と比べて知名度や給与面で不利なため、応募者の獲得がさらに難しくなっています。
ある東京都内のデイサービス施設長は「求人サイトに3ヶ月掲載し続けても、応募はわずか2件。しかも面接当日にキャンセルされてしまいました」と肩を落としていました。
2. 採用業務に費やす膨大な時間
採用業務は想像以上に時間を消費します。求人原稿の作成、応募者対応、面接日程調整、採用後の手続きなど、一連の作業は細かな調整と配慮が必要です。
特に中小規模の介護施設では、専任の採用担当者を置くことが難しく、現場責任者や事務職員が兼任していることがほとんど。本来の業務に加えて採用業務をこなすことで、長時間労働を強いられることになります。
「夜の9時、10時まで残って採用関連の書類を処理することもあります。家族との時間も削られて…」と、関西地方の特別養護老人ホームの事務長は語ります。
3. 人材紹介会社の高額な紹介料
応募者不足を解消するために人材紹介会社を利用すると、今度は高額な紹介料が経営を圧迫します。
一般的に、人材紹介会社の紹介料は採用者の年収の30〜35%程度。年収400万円の介護職員を採用した場合、120〜140万円もの紹介料が発生します。中小規模の介護施設にとって、この金額は決して小さくありません。
「紹介会社を使って3人採用したら、400万円近い紹介料を支払うことになりました。経営的には大きな負担です」と九州地方のグループホーム経営者は頭を抱えています。
4. 採用ノウハウの不足による効果的な採用活動の難しさ
介護のプロであっても、採用のプロとは限りません。
効果的な求人原稿の書き方、面接での質問内容、応募者の見極め方など、採用には専門的なノウハウが必要です。しかし、多くの介護施設の採用担当者は、こうした知識や経験が不足しているため、効果的な採用活動を展開できていないのが現状です。
「どんな求人原稿が応募を集めるのか、どんな質問をすれば良い人材を見極められるのか…手探り状態です」と、採用担当になって半年の介護主任は悩みを打ち明けます。
5. 採用後のミスマッチによる早期離職
せっかく採用しても、すぐに辞めてしまうスタッフも少なくありません。
採用時のミスマッチは、採用コストの無駄遣いになるだけでなく、現場の士気低下や残ったスタッフへの負担増加にもつながります。介護業界の離職率は高く、特に入職1年未満での離職が多いことが問題となっています。
「3ヶ月かけて採用した職員が、1ヶ月で辞めてしまいました。また一から採用活動をやり直さなければならないと思うと、本当に疲れます」と、中部地方の介護施設管理者は肩を落とします。
6. 採用コストの予算管理の難しさ
採用活動には様々なコストがかかります。求人サイトへの掲載料、人材紹介会社への紹介料、採用イベントへの参加費など、予算管理も採用担当者の重要な仕事です。
しかし、人材確保が急務の状況では、予算オーバーしてでも採用を進めなければならないケースも。「今月の採用予算をオーバーしてしまったけど、人が足りないから仕方ない…」と、多くの採用担当者が板挟みの状況に置かれています。
7. 採用業務と本来業務の両立によるストレス
最も大きな負担は、採用業務と本来の業務を両立しなければならない状況です。
介護現場のリーダーや事務職員が採用も担当するケースが多く、両方の業務をこなすことでのストレスや疲労が蓄積します。「利用者さんのケアが最優先なのに、採用の電話対応で中断されることも多く、集中できません」という声も少なくありません。
これらの負担は、単に採用担当者個人の問題ではなく、施設全体の人材確保や経営に直結する重大な課題です。次に、こうした負担を軽減するための具体的な解決策を見ていきましょう。
採用担当者の負担を軽減する効果的な解決策
ここまで見てきた採用担当者の負担は、適切な対策を講じることで大幅に軽減できます。
介護業界の採用環境は厳しいものの、工夫次第で状況を改善することは十分に可能です。ここでは、採用担当者の負担を軽減するための具体的な解決策を紹介します。
1. 採用業務の外部委託による時間と労力の削減
最も効果的な解決策の一つが、採用業務の外部委託です。
専門の採用代行サービスに業務を委託することで、求人原稿作成から応募者対応、面接調整まで一貫してサポートを受けられます。これにより、採用担当者は本来の業務に集中できるようになります。
中小介護事業者向けの採用代行サービスも増えており、月額定額制で利用できるサービスも登場しています。初期費用や成果報酬が不要なサービスを選べば、予算管理も容易になるでしょう。
「採用業務を外部委託してからは、夜遅くまで残業することがなくなりました。精神的にも余裕ができて、本来の介護業務に集中できています」と、採用代行サービスを導入した施設長は語ります。
2. 採用戦略の見直しによる応募者増加
応募者不足に悩んでいる場合は、採用戦略そのものを見直す必要があります。
大手施設と同じような求人では、中小施設は不利になりがちです。中小施設ならではの魅力（アットホームな環境、成長機会、柔軟な働き方など）を前面に出した差別化戦略が効果的です。
また、求人媒体の選定も重要です。高額な大手求人サイトだけでなく、地域密着型の媒体や介護専門の求人サイトなど、ターゲットに合わせた媒体選びが応募者増加につながります。
「大手施設との差別化を意識して、『少人数だからこそのアットホームな環境』『一人ひとりの意見が運営に反映される職場』といった魅力をアピールしたところ、応募が増えました」と、関東地方のデイサービス管理者は成功体験を語ります。
3. スカウト型採用による優秀人材の獲得
待ちの採用から攻めの採用へ。これが応募者不足を解消する鍵です。
スカウト型採用とは、求職者データベースから条件に合う人材を見つけ、直接アプローチする採用手法です。自施設の魅力を直接伝えることで、通常の求人では反応がなかった優秀な人材にもアプローチできます。
「スカウトメールを送ったら、半数以上から返信があり、そのうち3名が面接に来てくれました。求人に応募が来るのを待つよりも、はるかに効率的でした」と、スカウト型採用を取り入れた施設の採用担当者は手応えを感じています。
4. 採用ノウハウの習得と共有
採用のプロフェッショナルになる必要はありませんが、基本的なノウハウを習得することは重要です。
採用に関するセミナーやウェビナーへの参加、専門書の購読などを通じて、効果的な求人原稿の書き方や面接テクニックを学びましょう。また、施設内で採用に関わる複数のスタッフでノウハウを共有することで、一人の負担を減らすことができます。
「採用セミナーに参加して学んだことを施設内で共有したところ、面接の質が上がり、採用後のミスマッチが減りました」と、採用ノウハウの習得に力を入れている施設長は成果を実感しています。
5. 人材紹介会社の戦略的活用
人材紹介会社は高額な紹介料がネックですが、戦略的に活用することで効果を最大化できます。
すべての採用を紹介会社に頼るのではなく、特に採用が難しいポジション（看護師や介護福祉士など有資格者）に絞って利用するなど、メリハリをつけた活用が重要です。また、複数の紹介会社を比較検討し、自施設に合った会社を選ぶことも大切です。
「すべての採用を紹介会社に依頼するのではなく、管理者候補など重要ポジションに絞って依頼することで、コストを抑えながら質の高い人材を確保できています」と、人材紹介会社を戦略的に活用している施設運営者は語ります。
6. 採用業務の効率化とシステム化
採用業務の多くは、システム化や効率化が可能です。
応募者管理システムの導入、面接日程調整の自動化、定型メールのテンプレート化など、細かな工夫で採用業務の時間を大幅に削減できます。特に複数の求人媒体を利用している場合は、一元管理できるシステムの導入が効果的です。
「応募者管理システムを導入してからは、応募者の状況を一目で把握できるようになり、対応漏れもなくなりました。以前は表計算ソフトで管理していましたが、その手間が大幅に減りました」と、システム導入で業務効率化を実現した採用担当者は満足しています。
7. 採用と定着の一体的な取り組み
採用後の早期離職を防ぐためには、採用活動と定着施策を一体的に考える必要があります。
採用時に施設の実態を正確に伝え、ミスマッチを防ぐことはもちろん、入職後のフォロー体制の充実、メンター制度の導入、キャリアパスの明確化など、定着につながる取り組みが重要です。採用と定着は別物ではなく、連続した取り組みとして捉えることが大切です。
「入職後3ヶ月間は週1回の面談を実施し、悩みや不安を早期に解消するようにしています。この取り組みを始めてから、早期離職が半減しました」と、定着施策に力を入れている施設長は効果を実感しています。
中小介護事業者向け採用代行サービスの活用メリット
前章で紹介した解決策の中でも、特に効果的なのが採用業務の外部委託です。
中小介護事業者向けの採用代行サービスを利用することで、採用担当者の負担を大幅に軽減できます。ここでは、採用代行サービスを活用するメリットと選び方について詳しく解説します。
1. 採用代行サービスの主なメリット
採用代行サービスを利用することで、以下のようなメリットが得られます。
まず、採用業務にかかる時間と労力を大幅に削減できます。求人原稿の作成から応募者対応、面接調整まで一貫してサポートを受けられるため、採用担当者は本来の業務に集中できるようになります。
次に、採用のプロフェッショナルによるサポートを受けられることで、採用効果が向上します。効果的な求人原稿の作成や最適な求人媒体の選定など、専門的なノウハウを活用した採用活動が可能になります。
さらに、月額定額制のサービスであれば、採用コストの予測が立てやすくなります。人材紹介会社のような高額な成功報酬がなく、計画的な予算管理が可能になります。
「採用代行サービスを利用してからは、応募者からの問い合わせ対応や面接日程調整などの煩雑な業務から解放され、本来の介護業務に集中できるようになりました。何より精神的な余裕ができたことが大きいです」と、採用代行サービスを利用している施設長は語ります。
2. 中小介護事業者に最適な採用代行サービスの選び方
採用代行サービスを選ぶ際には、以下のポイントに注目することが重要です。
まず、中小介護事業者の特性を理解しているサービスを選びましょう。大手向けのサービスでは、中小施設特有の魅力や課題に対応できない可能性があります。中小介護事業者専門のサービスであれば、施設の特性を活かした採用戦略を提案してくれるでしょう。
次に、料金体系が明確で追加費用がないサービスを選ぶことが大切です。初期費用や成功報酬が発生するサービスもあるため、契約前に料金体系を十分に確認しましょう。月額定額制で全ての費用が含まれているサービスが理想的です。
さらに、サポート内容が充実しているかも重要なポイントです。求人戦略の策定から求人掲載、スカウト活動、応募者対応、面接調整まで一貫してサポートしてくれるサービスを選びましょう。
「複数の採用代行サービスを比較検討しましたが、中小介護事業者専門のサービスを選んだことで、大手にはない私たちの施設の魅力を上手くアピールする戦略を提案してもらえました」と、サービス選びに慎重だった施設管理者は満足しています。
3. 採用代行サービス導入の成功事例
実際に採用代行サービスを導入して成果を上げている施設の事例を紹介します。
関東地方のデイサービス（従業員15名）では、採用代行サービスを導入して3ヶ月で5名の採用に成功しました。それまで自力での採用活動では6ヶ月で1名しか採用できていなかったことを考えると、大きな成果と言えるでしょう。
関西地方の特別養護老人ホーム（従業員45名）では、採用業務の時間が50%削減されました。採用担当者は「空いた時間で職員研修や業務改善に取り組めるようになり、職場環境が大きく改善しました」と語っています。
九州地方のグループホーム（従業員8名）では、採用代行サービスを導入して2ヶ月で2名の採用に成功。小規模施設ながら、専門的なサポートを受けることで効果的な採用活動が実現しました。
「小規模施設だからこそ、一人ひとりの採用が経営に大きく影響します。採用代行サービスのサポートで、自分たちだけでは難しかった採用活動が成功し、サービスの質も向上しました」と、グループホームの管理者は成果を実感しています。
今すぐ始められる採用担当者の負担軽減策
採用代行サービスの導入を検討する一方で、今すぐ実践できる負担軽減策もあります。
ここでは、採用担当者が明日から取り組める具体的な負担軽減策を紹介します。小さな工夫の積み重ねが、大きな負担軽減につながります。
1. 採用業務の優先順位付けと時間管理
採用業務の全てを完璧にこなそうとするのではなく、優先順位をつけて取り組むことが重要です。
応募者対応や面接日程調整など、即時対応が必要な業務を最優先にし、求人原稿の見直しなど緊急性の低い業務は計画的に時間を確保して取り組みましょう。また、採用業務の時間を明確に区切ることで、本来業務との両立がしやすくなります。
「毎日10時〜11時を採用業務の時間と決めて集中的に取り組むようにしたところ、業務の効率が上がり、精神的な負担も減りました」と、時間管理を工夫している採用担当者は語ります。
2. 採用業務の分担と共有
採用業務を一人で抱え込まず、可能な範囲で分担することも効果的です。
例えば、求人原稿の作成は施設長、応募者対応は事務職員、面接は主任というように役割分担することで、一人あたりの負担を軽減できます。また、採用情報を共有するためのツールを活用し、誰でも対応できる体制を整えることも重要です。
「採用業務を複数人で分担するようになってから、一人の負担が大幅に減りました。また、複数の視点で採用活動を進められるようになり、質も向上しました」と、採用業務の分担を実践している施設では好評です。
3. テンプレートやツールの活用
採用業務の多くは、テンプレート化やツール活用で効率化できます。
応募者への返信メール、面接案内、採用通知など、定型文を作成しておくことで対応時間を短縮できます。また、無料や低コストで利用できる採用管理ツールも増えているため、積極的に活用しましょう。
「応募者への返信メールや面接案内をテンプレート化したことで、対応時間が1/3に短縮されました。小さな工夫ですが、積み重なると大きな効果があります」と、テンプレート活用で業務効率化を実現した採用担当者は実感しています。
4. 採用チャネルの見直しと集中
複数の求人媒体に掲載することで応募者を増やそうとする施設も多いですが、管理の手間が増えるデメリットもあります。
過去の採用実績を分析し、最も効果のあった媒体に集中することで、管理の手間を減らしながら効果を最大化できます。また、無料で利用できる求人媒体やSNSの活用も検討しましょう。
「以前は5つの求人媒体に掲載していましたが、効果分析の結果、2つに絞り込みました。管理の手間は大幅に減りましたが、応募数はほとんど変わりませんでした」と、採用チャネルの見直しを行った施設長は語ります。
5. 採用代行サービスの無料相談・資料請求
採用代行サービスの導入を検討する第一歩として、無料相談や資料請求を活用しましょう。
多くの採用代行サービスでは、無料相談や資料提供を行っています。現状の課題を整理し、専門家のアドバイスを受けることで、自施設に最適な解決策が見えてくるでしょう。
「最初は採用代行サービスに懐疑的でしたが、無料相談を受けてみると、私たちの課題を的確に把握し、具体的な解決策を提案してくれました。相談するだけでも大きな収穫がありました」と、無料相談を活用した施設管理者は語ります。
まとめ：採用担当者の負担軽減が介護施設の未来を明るくする
介護施設の採用担当者が抱える負担は、単に個人の問題ではなく、施設全体の人材確保や経営に直結する重大な課題です。
本記事では、介護施設の採用担当者が抱える7つの負担と、その解決策について詳しく解説してきました。応募者不足、採用業務の時間的負担、高額な紹介料、採用ノウハウの不足など、多くの課題に対して、具体的な解決策が存在します。
特に中小介護事業者向けの採用代行サービスは、採用担当者の負担を大幅に軽減する効果的な選択肢です。専門家のサポートを受けながら、効率的かつ効果的な採用活動を展開することで、人材確保の成功率を高めることができます。
また、採用業務の優先順位付けや時間管理、業務の分担と共有、テンプレートやツールの活用など、今すぐ実践できる負担軽減策も多くあります。小さな工夫の積み重ねが、大きな負担軽減につながります。
採用担当者の負担が軽減されれば、本来の業務に集中できるようになり、サービスの質向上にもつながります。また、効果的な採用活動が実現すれば、必要な人材を確保でき、職員の負担軽減や定着率向上にも好影響を与えるでしょう。
介護施設の未来は、人材確保にかかっています。採用担当者の負担を軽減し、効果的な採用活動を実現することが、介護施設の持続的な発展につながるのです。
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