介護施設の採用担当者が抱える課題とは
介護業界の人手不足は年々深刻化しています。2025年には団塊の世代が全員75歳以上となり、介護需要はさらに高まる見込みです。
その一方で、介護職の有効求人倍率は3.6倍と極めて高く、人材の確保が困難な状況が続いています。この需給バランスの崩れは、介護施設の運営に直結する重大な問題となっているのです。
中小規模の介護施設では、採用担当者が専任で配置されていないケースが多く、現場責任者や管理者が採用業務を兼務しているのが実情です。彼らは本来の介護業務や施設運営に加え、採用活動という専門性の高い業務まで担わなければならず、その負担は計り知れません。
採用担当者が日々直面している具体的な課題には、次のようなものがあります。
- 応募者不足：求人を出しても応募が集まらない
- 時間不足：採用業務に時間を取られ本業に集中できない
- コスト負担：人材紹介会社の高額な紹介料が経営を圧迫
- ノウハウ不足：効果的な求人媒体の選定方法がわからない
- 業務負担：面接調整や条件交渉などの事務作業が煩雑
- 採用戦略：中小事業者の魅力を効果的にアピールできない
これらの課題に対応するため、採用担当者は日々奮闘していますが、専門知識や経験が不足していることも多く、効果的な採用活動を展開できていないのが現状です。
採用担当者の負担を軽減する方法①：業務の棚卸と優先順位付け
採用業務の負担軽減の第一歩は、現在行っている業務の棚卸と優先順位付けです。
まずは、採用プロセスの各段階で発生する業務をすべて書き出してみましょう。求人原稿の作成、求人媒体への掲載、応募者対応、面接日程調整、選考、条件交渉、内定手続きなど、細かく分解することで全体像が見えてきます。次に、それぞれの業務にかかる時間と重要度を評価し、優先順位をつけていきます。
私が以前、関西地方の特別養護老人ホームで採用担当を務めていた時のことです。毎日の業務に追われ、採用活動が後回しになっていました。そこで思い切って業務の棚卸をしたところ、応募者への連絡や面接日程調整に多くの時間を費やしていることが判明したのです。
この分析結果をもとに、採用業務の中で本当に自分が担うべき核心部分（面接や条件交渉など）と、外部に委託できる部分（応募者対応や日程調整など）を明確に分けることができました。結果として、採用業務の時間を50%削減することに成功したのです。
効果的な優先順位付けのポイントは以下の3つです。
- 影響度の高い業務を特定する：採用成功に直結する業務（面接や条件交渉など）に注力
- 時間のかかる定型業務を見極める：応募者対応や日程調整など、標準化できる業務は効率化
- 自分にしかできない業務を明確にする：施設の魅力や職場環境の説明など、現場を知る人にしかできない業務は自分で担当
業務の棚卸と優先順位付けは、限られたリソースを最適に配分するための第一歩です。この作業によって、どの業務を自分で行い、どの業務を効率化または外部委託すべきかが明確になります。
採用担当者の負担を軽減する方法②：採用業務の一部外部委託
採用業務の負担軽減において、外部委託は非常に効果的な手段です。すべての採用プロセスを自前で行おうとすると、専門知識や時間の不足から効率が悪くなりがちです。
特に中小規模の介護施設では、採用のプロフェッショナルを雇用することは難しいため、外部の専門サービスを活用することで、質の高い採用活動を展開できます。
外部委託できる採用業務には、以下のようなものがあります。
- 求人戦略の策定・実行：効果的な求人媒体の選定や原稿作成
- 求人媒体への掲載代行：各種求人サイトへの登録や管理
- スカウト活動：潜在候補者への積極的なアプローチ
- 応募者対応・管理：問い合わせ対応や応募者情報の管理
- 面接日程調整：候補者と面接官のスケジュール調整
- 給与・条件交渉サポート：市場相場を踏まえた条件設定のアドバイス
九州地方のあるグループホームでは、採用業務の外部委託を導入したことで、わずか2ヶ月で2名の採用に成功した事例があります。従業員わずか8名の小規模施設でしたが、専門家のサポートにより、大手にはない「アットホームな職場環境」という強みを効果的にアピールできたのです。
外部委託を検討する際のポイントは、以下の3点です。
- 委託先の選定基準を明確にする：介護業界の知識や中小施設の特性を理解しているか
- コストパフォーマンスを評価する：初期費用や成功報酬の仕組みが明確か
- コミュニケーション体制を確認する：担当者は固定か、レスポンスは迅速か
外部委託は、単に業務を丸投げするのではなく、施設の強みや採用方針を共有した上で、パートナーシップを築くことが重要です。適切な委託先を選ぶことで、採用担当者は本来の業務に集中しながらも、質の高い採用活動を展開することができます。
採用担当者の負担を軽減する方法③：採用管理システムの導入
採用業務の多くは、応募者情報の管理や進捗状況の把握など、情報管理に関するものです。これらの業務を効率化するには、採用管理システム（ATS：Applicant Tracking System）の導入が効果的です。
採用管理システムを導入することで、応募者情報の一元管理、選考ステータスの可視化、面接スケジュールの調整など、多くの業務を自動化・効率化できます。
関東地方のあるデイサービス（従業員15名）では、採用管理システムの導入により、応募者対応の時間を60%削減し、3ヶ月で5名の採用に成功した事例があります。以前は応募者情報をエクセルで管理し、メールで個別に連絡を取っていましたが、システム導入後は応募者の状況を一目で把握でき、テンプレートメッセージで効率的に連絡を取れるようになったのです。
採用管理システムには、次のような機能があります。
- 応募者情報の一元管理：履歴書や職務経歴書などの書類を一箇所で管理
- 選考ステータスの可視化：応募者ごとの選考段階を一目で把握
- 自動メール送信：応募受付や面接案内などのメールを自動送信
- 面接スケジュール調整：候補日程の提示や調整を自動化
- 評価情報の共有：面接官による評価を一元管理
- 採用分析レポート：応募経路や採用コストなどの分析
中小規模の介護施設でも導入しやすい採用管理システムを選ぶポイントは、以下の3点です。
- 使いやすさを重視する：直感的に操作できるシンプルなインターフェース
- 必要な機能に絞る：大企業向けの高機能システムではなく、必要十分な機能を持つシステム
- コストパフォーマンスを評価する：月額費用や初期費用、サポート体制など
採用管理システムは、単なる業務効率化ツールではなく、採用活動の質を高めるための戦略的ツールです。応募者情報を一元管理することで、適切なフォローアップが可能になり、優秀な人材を逃さない採用活動が実現します。
採用担当者の負担を軽減する方法④：スポットワークの活用
介護施設の人手不足を解消する新たな方法として注目されているのが、スポットワークの活用です。スポットワークとは、短時間・単発の業務を外部人材に依頼する働き方のことで、必要な時に必要な人材を柔軟に確保できるメリットがあります。
介護現場では、入浴介助や食事介助など、特定の時間帯に人手が必要になるケースが多くあります。こうした業務を細分化し、スポットワーカーに依頼することで、正社員の負担を軽減しながら、人材不足を補うことができるのです。
スポットワークを活用するメリットは、以下の通りです。
- 必要な時だけ人材を確保できる：繁忙期や特定の時間帯だけ人員を増やせる
- 採用コストを削減できる：正社員採用のコストと比較して低コスト
- 専門スキルを持つ人材を活用できる：特定の業務に特化した人材を確保できる
- 正社員の負担を軽減できる：業務の一部を外部化することで、正社員は核心業務に集中できる
- 採用前のお試し期間として活用できる：相性の良いワーカーを正社員として採用する可能性も
あるデイサービスでは、入浴介助の時間帯にスポットワーカーを活用することで、正社員の負担を大幅に軽減した事例があります。最初は不安もありましたが、業務マニュアルを整備し、簡単な研修を実施することで、スムーズに導入できました。結果として、正社員の残業時間が30%減少し、職場の満足度も向上したのです。
スポットワークを効果的に活用するためのポイントは、以下の3点です。
- 切り出せる業務を明確にする：短時間で完結し、比較的簡単に習得できる業務を選定
- 業務マニュアルを整備する：初めての人でもスムーズに業務を遂行できるよう、手順を明確化
- コミュニケーション体制を構築する：質問や相談ができる環境を整備
スポットワークは、人材不足に悩む介護施設にとって、柔軟な人材確保の手段となります。正社員の採用と並行して、スポットワークを戦略的に活用することで、人材不足の解消と職場環境の改善を同時に実現できるでしょう。
採用担当者の負担を軽減する方法⑤：送迎業務の共同運行
通所介護施設（デイサービス）において、送迎業務は大きな負担となっています。利用者の送迎には専用の車両と運転手が必要であり、人材確保や車両維持にコストがかかります。
この課題を解決する方法として注目されているのが、複数の施設による送迎業務の共同運行です。近隣の施設と協力して送迎ルートを最適化し、車両や人員を共有することで、各施設の負担を軽減できます。
共同運行のメリットは、以下の通りです。
- 人員の効率化：運転手や添乗員の人数を削減できる
- 車両数の削減：必要な車両数を減らせる
- コスト削減：燃料費や車両維持費を削減できる
- 環境負荷の軽減：CO2排出量の削減にも貢献
- 運転手の負担軽減：一人あたりの運転時間を減らせる
ある地域では、3つのデイサービスが共同で送迎業務を行うことで、各施設の運転手を1名ずつ削減することに成功しました。それまで各施設が個別に送迎ルートを組んでいましたが、共同運行に切り替えたことで、ルートの最適化が実現し、送迎時間も短縮されたのです。
送迎業務の共同運行を実施するためのポイントは、以下の3点です。
- 協力施設との信頼関係構築：定期的な情報共有や課題解決の場を設ける
- 送迎ルートの最適化：各施設の利用者の位置情報をもとに、効率的なルートを設計
- 緊急時の対応体制整備：車両故障や事故発生時の代替手段を確保
送迎業務の共同運行は、単なるコスト削減策ではなく、地域の介護施設間の連携を強化する取り組みでもあります。この連携を基盤に、研修や採用活動などの他の分野でも協力関係を築くことができれば、さらなる相乗効果が期待できるでしょう。
採用担当者の負担を軽減する方法⑥：採用代行サービスの活用
採用業務を根本的に軽減する方法として、採用代行サービスの活用があります。採用代行サービスとは、求人戦略の策定から応募者対応、面接調整まで、採用プロセス全体を専門家に委託するサービスです。
特に中小規模の介護施設では、採用の専門知識やノウハウが不足していることが多く、採用代行サービスを活用することで、効率的かつ効果的な採用活動が可能になります。
中小介護事業者専門の採用代行サービス「かいごのおたすけ採用隊」では、月額10万円（税別・契約期間3ヶ月〜）で採用業務を完全代行し、初期費用無料、成果報酬無料、求人掲載費込みの明確な料金体系を提供しています。
このサービスでは、以下の3つのアプローチで採用課題を解決しています。
- 戦略的求人設計：大手施設との差別化を図る独自の求人戦略を策定し、中小事業者ならではの魅力（アットホームな職場環境や成長機会など）を最大限に活用
- 積極的スカウト活動：待ちの採用から攻めの採用へと転換し、専門スタッフが求職者一人ひとりに丁寧にアプローチして施設の魅力を直接伝え、優秀な人材を獲得
- 業界ネットワーク活用：全国の優良人材紹介会社との強固なパートナーシップを活用し、中小事業者の価値を理解した紹介会社から、質の高い人材を継続的に紹介
採用代行サービスを活用するメリットは、以下の通りです。
- 採用業務の負担軽減：採用に関わる業務をほぼすべて委託できる
- 専門知識・ノウハウの活用：採用のプロフェッショナルによる効果的な戦略
- 採用コストの最適化：月額定額制で予算管理が容易
- 採用期間の短縮：効率的なプロセスにより、採用期間を短縮
- 採用の質の向上：施設との相性を考慮した人材紹介
採用代行サービスを選ぶ際のポイントは、以下の3点です。
- 介護業界の知識・経験：介護施設の特性や課題を理解しているか
- 中小規模施設への対応力：大手ではなく、中小規模施設の特性を理解しているか
- 料金体系の透明性：初期費用や成功報酬の有無、月額費用の内訳など
採用代行サービスは、単なる業務委託ではなく、施設の成長を支えるパートナーとして位置づけることが重要です。長期的な視点で、施設の採用力向上を支援してくれるサービスを選ぶことで、持続可能な採用体制を構築できるでしょう。
まとめ：採用担当者の負担軽減が介護施設の持続的成長につながる
介護施設の採用担当者が抱える負担を軽減することは、単に個人の業務効率を上げるだけでなく、施設全体の持続的な成長につながる重要な取り組みです。
本記事で紹介した6つの方法を整理すると、以下のようになります。
- 業務の棚卸と優先順位付け：採用業務の全体像を把握し、重要度と緊急度に基づいて優先順位をつける
- 採用業務の一部外部委託：専門性の高い業務や時間のかかる定型業務を外部の専門家に委託する
- 採用管理システムの導入：応募者情報の管理や進捗状況の把握を効率化するシステムを活用する
- スポットワークの活用：短時間・単発の業務を外部人材に依頼し、柔軟な人材確保を実現する
- 送迎業務の共同運行：近隣施設と協力して送迎ルートを最適化し、人員と車両を効率的に活用する
- 採用代行サービスの活用：採用プロセス全体を専門家に委託し、効率的かつ効果的な採用活動を実現する
これらの方法は、施設の規模や状況に応じて、単独または組み合わせて活用することができます。重要なのは、採用担当者の負担軽減を通じて、本来の業務に集中できる環境を整えることです。
介護人材の確保は、今後も介護施設の最重要課題であり続けるでしょう。しかし、採用担当者一人が抱え込むのではなく、様々なツールやサービスを活用しながら、組織全体で取り組むことが重要です。
採用は単なる人集めではなく、施設の未来を創る戦略的投資である。
介護施設の持続的な成長のためには、採用担当者の負担軽減と採用の質の向上を両立させることが不可欠です。本記事で紹介した方法を参考に、あなたの施設に合った採用戦略を構築してみてはいかがでしょうか？
中小介護事業者専門の採用課題解決サービス「かいごのおたすけ採用隊」では、採用業務の完全代行により、採用担当者の負担を大幅に軽減します。月額10万円（税別）の明確な料金体系で、初期費用無料、成果報酬無料のサービスを提供しています。詳細はかいごのおたすけ採用隊のウェブサイトをご覧ください。
