介護施設が抱える採用の課題とは
介護業界の人材不足は年々深刻化しています。厚生労働省の調査によると、2025年度には約32万人、2040年度には約69万人の介護職員を追加で確保する必要があるとされています。
しかし現実は厳しく、公共財団法人介護労働安定センターの調査では、7割近くの介護施設が慢性的な職員不足を感じており、そのうち9割が「採用が困難である」と回答しています。
介護施設の採用担当者は、日々の業務に追われながら採用活動も行わなければならず、多くの課題を抱えています。特に中小規模の介護施設では、採用のための専門知識やノウハウが不足していることが多いのです。
応募者不足に悩む介護施設
求人を出しても応募が集まらない。これは多くの介護施設が直面している最大の課題です。有効求人倍率を見ても、介護業界は3.63倍と全体平均の1.13倍を大きく上回っています。つまり、求職者1人に対して3.63件もの求人があるという売り手市場なのです。
このような状況では、求職者の目に留まる魅力的な求人を作成し、適切な媒体に掲載することが重要になります。しかし、多くの介護施設ではそのノウハウが不足しているのが現状です。
採用業務に時間を割けない現実
介護施設の管理者や施設長は、利用者のケアや施設運営など日々の業務に追われています。そのため、採用活動に十分な時間を割くことができず、応募者への対応が遅れたり、面接日程の調整がスムーズにいかなかったりすることも少なくありません。
人材確保は施設運営の根幹を支える重要な業務であるにもかかわらず、後回しにされがちなのです。
高額な採用コストの負担
人材紹介会社を利用する場合、成功報酬として年収の30%前後の紹介料が発生します。中小規模の介護施設にとって、この費用負担は経営を圧迫する要因となっています。
求人広告を出す場合でも、効果的な媒体選定や原稿作成のノウハウがなければ、費用対効果の低い採用活動になってしまいます。
このような採用の課題を抱える介護施設にとって、採用業務の外注は有効な解決策となります。では、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか？
採用業務を外注する8つのメリット
介護施設が採用業務を外注することで得られるメリットは多岐にわたります。ここでは、特に重要な8つのメリットについて詳しく解説します。
これらのメリットを理解することで、あなたの施設に最適な採用戦略を考える手がかりになるでしょう。
1. 採用業務の時間と負担の大幅削減
採用業務を外注することで、求人原稿の作成から応募者対応、面接日程の調整まで、採用に関わる煩雑な業務をすべて専門家に任せることができます。
関西地方のある特別養護老人ホームでは、採用業務を外注したことで採用関連の業務時間が50%も削減されました。施設長や管理者は本来の業務に集中できるようになり、サービスの質の向上にもつながっています。
人手不足で日々の業務に追われている介護施設にとって、この時間の創出は非常に大きな価値があります。
2. 採用のプロによる戦略的な求人設計
採用のプロフェッショナルは、介護業界の採用市場を熟知しています。大手施設との差別化を図る独自の求人戦略を策定し、中小事業者ならではの魅力を最大限に引き出します。
アットホームな職場環境や個人の成長機会など、大規模施設にはない中小施設の強みを効果的にアピールすることで、施設の特性に合った人材を惹きつけることができるのです。
競合分析に基づく差別化戦略、魅力的な求人原稿の作成、最適な求人媒体の選定など、素人では難しい専門的なアプローチが可能になります。
3. 採用コストの最適化と予算の明確化
人材紹介会社を利用すると、採用が決まるたびに高額な成功報酬が発生します。一方、採用業務の外注では月額定額制のサービスが多く、予算の見通しが立てやすくなります。
「かいごのおたすけ採用隊」のような中小介護事業者専門の採用課題解決サービスでは、月額10万円（税別・契約期間3ヶ月〜）で採用業務を完全代行し、初期費用無料、成果報酬無料、求人掲載費込みの明確な料金体系を提供しています。
採用が何人決まっても追加費用が発生しないため、採用コストの予測が容易になり、経営の安定化につながります。
4. 積極的なスカウト活動による優秀人材の獲得
待ちの採用から攻めの採用へ。これが採用業務を外注する大きなメリットの一つです。
専門スタッフが求職者一人ひとりに丁寧にアプローチし、施設の魅力を直接伝えることで、通常の求人広告では出会えなかった優秀な人材を獲得できます。
個別カスタマイズしたスカウトメッセージ、継続的な候補者フォロー、高い返信率の実現など、専門的なノウハウを活かした採用活動が可能になります。
5. 業界ネットワークを活用した人材紹介
採用代行会社は、全国の優良人材紹介会社との強固なパートナーシップを持っています。中小事業者の価値を理解した紹介会社から、質の高い人材を継続的に紹介してもらえるのです。
厳選された紹介会社との連携、中小事業者特化の提案、継続的な人材供給体制の構築など、単独の施設では構築困難なネットワークを活用できることは大きな強みです。
九州地方のあるグループホームでは、この業界ネットワークを活用したことで、わずか2ヶ月で2名の採用に成功しました。小規模施設でも質の高い人材を確保できた好例です。
6. 採用業務の質と効率の向上
採用のプロは、応募者管理や面接調整などの業務を効率的に行うノウハウを持っています。また、採用業務に特化したシステムやツールを活用することで、ミスやモレを防ぎ、応募者に対する迅速な対応が可能になります。
応募者への対応が遅れると、その間に他の施設から内定が出てしまうことも少なくありません。特に売り手市場である介護業界では、スピード感のある採用プロセスが求められます。
専門家による迅速かつ丁寧な対応は、応募者からの印象も良くなり、内定承諾率の向上にもつながります。
7. データに基づく採用活動の改善
採用代行サービスでは、月次レポートなどを通じて採用活動の効果測定を行います。どの求人媒体からの応募が多いのか、どのような原稿が反応が良いのかなど、データに基づいた分析が可能です。
これらの分析結果をもとに、継続的に採用戦略を改善していくことで、より効果的な採用活動を実現できます。
感覚や経験だけに頼らない、科学的なアプローチによる採用活動は、中長期的な採用成功率の向上につながります。
8. 長期的な採用力の強化
採用業務の外注は、単に人材を確保するだけでなく、施設の採用ブランディングや採用ノウハウの蓄積にもつながります。
長期的なパートナーシップを通じて、施設の魅力を最大限に引き出す採用戦略を構築し、継続的な採用力の向上を図ることができます。
継続的な採用戦略の改善、業界動向に基づく提案、組織成長に合わせた採用計画など、単発の採用支援ではなく、事業成長を支える長期的なサポートが受けられるのです。
採用業務外注の成功事例
実際に採用業務を外注して成果を上げている介護施設の事例を見てみましょう。これらの成功事例から、自施設での導入イメージを具体的に描くことができるはずです。
どの施設も最初は採用に悩んでいましたが、専門家のサポートを受けることで状況が大きく改善しています。
関東地方のデイサービスの事例
従業員15名の小規模デイサービスでは、大手施設との採用競争に苦戦していました。求人を出しても応募がほとんど来ず、来ても経験者が少ないという状況でした。
採用業務を外注したことで、中小事業者の特性を理解した上で、大手にはない温かい職場環境を効果的にアピールする戦略を提案してもらえました。その結果、わずか3ヶ月で介護職員5名の採用に成功し、長年の人手不足が解消されたのです。
施設長は「大手にはない魅力を引き出してもらえたことが成功の鍵だった」と語っています。
関西地方の特別養護老人ホームの事例
従業員45名の特別養護老人ホームでは、採用業務に多くの時間を取られ、本来の業務に支障が出ていました。人事担当者は採用関連の電話対応や面接調整に追われ、他の重要な業務が後回しになっていたのです。
採用業務を外注したことで、採用業務の時間が50%も削減されました。人事担当者は「月額10万円でこれだけ充実したサポートを受けられるとは想像以上だった」と評価しています。
採用業務の負担が大幅に軽減され、本来の業務に集中できるようになったことで、施設全体のサービス品質も向上しました。
九州地方のグループホームの事例
従業員わずか8名の小規模グループホームでは、採用のノウハウもリソースも不足していました。求人広告を出しても応募がなく、人材紹介会社の高額な紹介料も負担になっていました。
採用業務を外注したことで、小規模施設でも丁寧にサポートしてもらえ、細かい相談もしやすかったと管理者は語ります。中小だからこその魅力を理解し、それを活かした採用活動を展開してもらえたことで、わずか2ヶ月で2名の採用に成功しました。
「小規模施設だからこそ、一人ひとりのスタッフの人柄や価値観が重要。その点をしっかり見極めた採用ができた」と管理者は満足しています。
採用業務外注のサービス選びのポイント
採用業務を外注する際は、自施設に合ったサービスを選ぶことが重要です。以下のポイントを参考に、最適なパートナーを見つけましょう。
どんなに良いサービスでも、自施設の特性や課題に合っていなければ十分な効果は得られません。慎重に比較検討することをおすすめします。
中小介護事業者への専門性と実績
大手向けのサービスでは、中小介護事業者特有の課題や魅力を理解していないことがあります。中小介護事業者への支援実績が豊富なサービスを選びましょう。
「かいごのおたすけ採用隊」のように、中小介護事業者専門の採用課題解決サービスであれば、大手施設との差別化ポイントを明確にした効果的な採用戦略を策定してくれます。
実際の導入事例や成功実績を確認することも大切です。100施設以上の採用支援実績があるサービスなら、様々なケースに対応できる知見があると言えるでしょう。
サポート体制とレスポンスの速さ
採用活動では、応募者への迅速な対応が内定承諾率を左右します。そのため、サービス提供会社のサポート体制やレスポンスの速さは重要な選定ポイントです。
専任担当者がつくサービスなら、施設の特性を理解した一貫性のあるサポートが期待できます。また、迅速なレスポンスと柔軟な対応が可能なサービスを選ぶことで、応募者を逃さない採用活動が実現します。
実際にサービスを利用している施設の評判や口コミも参考になるでしょう。
料金体系の明確さと費用対効果
採用業務の外注では、料金体系の明確さも重要です。月額いくらで、どこまでのサービスが含まれているのか、追加費用は発生するのかなど、事前に確認しておきましょう。
初期費用無料、成功報酬無料、求人掲載費込みの明確な料金体系を提供するサービスなら、予算管理がしやすく安心です。
また、最低契約期間や契約更新の条件なども確認しておくと良いでしょう。一般的には3ヶ月程度の最低契約期間があり、その後は1ヶ月単位で更新できるサービスが多いようです。
採用業務外注の導入ステップ
採用業務の外注を検討する際は、以下のステップで進めると円滑に導入できます。計画的に進めることで、自施設に最適なサービスを見つけることができるでしょう。
どんなに良いサービスでも、導入の準備が不十分だと期待した効果が得られないことがあります。しっかりと準備を整えましょう。
現状分析と課題の明確化
まずは自施設の採用における現状と課題を整理しましょう。応募者が少ない、採用業務に時間を取られている、採用コストが高いなど、具体的な課題を明確にします。
また、どのような人材を何人程度採用したいのか、いつまでに採用したいのかなど、採用目標も設定しておくと良いでしょう。
これらの情報は、サービス提供会社との相談時に役立ちます。現状と課題を明確に伝えることで、より的確な提案を受けることができます。
複数のサービスの比較検討
一つのサービスだけでなく、複数のサービスを比較検討することをおすすめします。各サービスの特徴や強み、料金体系などを比較し、自施設に最適なサービスを選びましょう。
無料相談や資料請求を活用して、各サービスの詳細を確認することも大切です。「かいごのおたすけ採用隊」のようなサービスでは、詳しい資料を無料でダウンロードできるので、じっくり検討することができます。
契約内容の確認と準備
サービスを決定したら、契約内容をしっかり確認しましょう。サービス内容、料金、契約期間、解約条件など、細かい点まで確認することが重要です。
また、サービス開始に向けて必要な情報や資料を準備します。施設の特徴や強み、求める人材像、勤務条件など、採用戦略を策定するために必要な情報を整理しておきましょう。
これらの準備をしっかり行うことで、サービス開始後にスムーズに採用活動を進めることができます。
効果測定と改善
サービス開始後は、定期的に効果を測定し、必要に応じて改善を図ることが大切です。応募数、採用数、採用コスト、採用にかかる時間など、具体的な指標で効果を測定しましょう。
月次レポートなどを活用して、採用活動の進捗状況や課題を把握し、サービス提供会社と連携して改善策を検討します。
採用業務の外注は、単に業務を委託するだけでなく、継続的に改善を図ることで、より効果的な採用活動を実現できます。
まとめ：採用業務の外注で介護施設の未来を明るく
介護施設の採用業務を外注することで、採用業務の時間と負担の大幅削減、採用のプロによる戦略的な求人設計、採用コストの最適化など、多くのメリットが得られます。
特に中小規模の介護施設では、限られたリソースを効率的に活用し、大手施設との差別化を図ることが重要です。採用業務を外注することで、本来の業務に集中しながらも、質の高い人材を確保することが可能になります。
「かいごのおたすけ採用隊」のような中小介護事業者専門の採用課題解決サービスを活用すれば、月額10万円（税別・契約期間3ヶ月〜）で採用業務を完全代行してもらえます。初期費用無料、成功報酬無料、求人掲載費込みの明確な料金体系で、安心して利用できるでしょう。
介護業界の人材不足が深刻化する中、採用業務の外注は有効な解決策の一つです。自施設の課題や特性に合ったサービスを選び、効果的な採用活動を実現しましょう。
介護施設の採用でお悩みなら、ぜひ「かいごのおたすけ採用隊」にご相談ください。専門スタッフが丁寧にサポートし、あなたの施設に最適な採用戦略をご提案します。
