介護施設の採用担当者が直面する現状と課題
介護業界の採用担当者として、あなたは日々さまざまな課題に直面しているのではないでしょうか。慢性的な人材不足が続く介護業界では、採用担当者の肩にのしかかる負担は年々増大しています。
応募者が集まらない焦り、人材紹介会社からの高額な請求書、そして本来の業務との板挟みになる毎日。このような状況は、あなただけが感じているものではありません。
厚生労働省の調査によると、2021年の介護サービスを提供する事業所において、人手不足を感じている割合は63.0%にも上ります。特に訪問介護員については、実に80.6%もの高い割合で人材不足を実感しているという結果が出ています。
ある特別養護老人ホームの採用担当者は、本来の介護主任としての業務を持ちながら、採用業務も兼任していました。「求人サイトの管理、応募者への連絡、面接日程の調整、入職手続き…すべてを一人でこなすのは本当に大変です。でも、人が足りないから仕方ないんです」と疲れた表情で語っていたのが印象的でした。
この記事では、介護施設の採用担当者が抱える具体的な負担と、その解決策について徹底的に解説していきます。あなたの抱える悩みを解消するヒントが必ず見つかるはずです。
介護施設の採用担当者が抱える7つの負担
介護施設の採用担当者が日々直面している負担は、実に多岐にわたります。これらの負担は単に「忙しい」という問題ではなく、施設運営全体に大きな影響を与える重大な課題となっています。
具体的にどのような負担があるのか、詳しく見ていきましょう。
1. 慢性的な応募者不足による焦りと不安
「求人を出しても全く応募がない…」
これは多くの介護施設の採用担当者が抱える最大の悩みではないでしょうか。求人サイトに掲載しても反応がなく、日々焦りと不安が募っていきます。特に地方の小規模施設では、大手の施設と比べて知名度や給与面で不利なため、応募者の獲得がさらに難しくなっています。
ある東京都内のデイサービス施設長は「求人サイトに3ヶ月掲載し続けても、応募はわずか2件。しかも面接当日にキャンセルされてしまいました」と肩を落としていました。
2. 採用業務に費やす膨大な時間
採用業務は想像以上に時間を消費します。求人原稿の作成、応募者対応、面接日程調整、採用後の手続きなど、一連の作業は細かな調整と配慮が必要です。
特に中小規模の介護施設では、専任の採用担当者を置くことが難しく、現場責任者や事務職員が兼任していることがほとんど。本来の業務に加えて採用業務をこなすことで、長時間労働を強いられることになります。
「夜の9時、10時まで残って採用関連の書類を処理することもあります。家族との時間も削られて…」と、関西地方の特別養護老人ホームの事務長は語ります。
3. 人材紹介会社の高額な紹介料
応募者不足を解消するために人材紹介会社を利用すると、今度は高額な紹介料が経営を圧迫します。
一般的に、人材紹介会社の紹介料は採用者の年収の30〜35%程度。年収400万円の介護職員を採用した場合、120〜140万円もの紹介料が発生します。中小規模の介護施設にとって、この金額は決して小さくありません。
「紹介会社を使って3人採用したら、400万円近い紹介料を支払うことになりました。経営的には大きな負担です」と九州地方のグループホーム経営者は頭を抱えています。
4. 採用ノウハウの不足による効果的な採用活動の難しさ
介護のプロであっても、採用のプロとは限りません。
効果的な求人原稿の書き方、面接での質問内容、応募者の見極め方など、採用には専門的なノウハウが必要です。しかし、多くの介護施設の採用担当者は、こうした知識や経験が不足しているため、効果的な採用活動を展開できていないのが現状です。
「どんな求人原稿が応募を集めるのか、どんな質問をすれば良い人材を見極められるのか…手探り状態です」と、採用担当になって半年の介護主任は悩みを打ち明けます。
5. 採用後のミスマッチによる早期離職
せっかく採用しても、すぐに辞めてしまうスタッフも少なくありません。
採用時のミスマッチは、採用コストの無駄遣いになるだけでなく、現場の士気低下や残ったスタッフへの負担増加にもつながります。介護業界の離職率は高く、特に入職1年未満での離職が多いことが問題となっています。
「3ヶ月かけて採用した職員が、1ヶ月で辞めてしまいました。また一から採用活動をやり直さなければならないと思うと、本当に疲れます」と、都内の介護施設の採用担当者はため息をつきます。
6. 採用業務と本来業務の板挟み状態
多くの介護施設では、採用担当者が他の業務と兼任していることが一般的です。
介護現場のリーダーや事務長が採用業務も担当するケースが多く、本来の業務と採用業務の両立に苦労しています。特に人手不足が深刻な施設では、現場業務の負担が大きいにもかかわらず、採用活動にも時間を割かなければならないというジレンマに陥っています。
「利用者のケアが最優先なのは当然ですが、採用活動をおろそかにすると人手不足が解消されず、結局は利用者へのサービス低下につながってしまいます。どちらも大切なのに、時間が足りない…」
この言葉は、多くの介護施設の採用担当者の心の叫びではないでしょうか。
7. 採用コストの予算管理の難しさ
採用活動には、求人広告費、採用イベント参加費、人材紹介料など、さまざまなコストがかかります。
限られた予算の中で最大の効果を得るためには、コスト対効果を常に意識した採用活動が必要です。しかし、どの採用チャネルにどれだけ予算を配分すべきか、判断するのは容易ではありません。
「求人サイトに掲載しても応募がなく、かといって人材紹介会社は高額な紹介料がかかる。どこにお金をかければ効率的に採用できるのか、いつも悩みます」と、中規模の介護施設の経営者は語ります。
採用担当者の負担を軽減する効果的な解決策
介護施設の採用担当者が抱える負担は深刻ですが、適切な対策を講じることで大幅に軽減することができます。ここでは、実践的な解決策をご紹介します。
1. 採用業務の効率化と役割分担
まず取り組むべきなのは、採用業務の「見える化」と役割分担です。
採用プロセスの各ステップを明確にし、それぞれにかかる時間や必要なリソースを可視化しましょう。例えば、求人原稿作成、応募者対応、面接調整、内定手続きなど、業務をリスト化します。
次に、これらの業務を施設内で分担することを検討しましょう。採用担当者一人に負担が集中しないよう、得意分野や空き時間に応じて複数のスタッフで分担することで、全体の業務効率が向上します。
業務の見える化と役割分担は、単なる業務効率化ではなく、組織全体で人材確保に取り組む文化づくりの第一歩です。
2. ICTツールの活用による業務自動化
デジタル技術を活用することで、採用業務の効率化が図れます。
応募者管理システムや面接スケジューリングツール、オンライン面接システムなどを導入することで、手作業で行っていた業務を自動化できます。特に応募者とのメールのやり取りや面接日程の調整は、自動化によって大幅な時間短縮が可能です。
また、クラウド上で採用情報を共有することで、複数のスタッフが同時に採用業務に携わることができるようになります。これにより、採用担当者の不在時でも採用プロセスが滞ることなく進められます。
「採用管理システムを導入してから、応募者情報の管理や面接日程の調整にかかる時間が半分以下になりました。以前は紙の書類で管理していたので、情報の検索や共有に時間がかかっていましたが、今はボタン一つで必要な情報にアクセスできます」
このように、適切なICTツールの導入は、採用担当者の業務負担を大幅に軽減することができます。
3. 採用戦略の最適化
闇雲に求人を出すのではなく、戦略的なアプローチが重要です。
まずは自施設の強みや特徴を明確にし、それを求人情報に反映させましょう。大手施設と同じような求人では埋もれてしまいますが、中小規模ならではの魅力（アットホームな雰囲気、成長機会の豊富さ、柔軟な働き方など）をアピールすることで、応募者の関心を引くことができます。
また、ターゲットを明確にした採用活動も効果的です。例えば、未経験者向けの教育プログラムを充実させるなら、介護業界未経験者や異業種からの転職者をターゲットにした求人を出すなど、狙いを絞った採用戦略を立てましょう。
「以前は『介護スタッフ募集』という一般的な求人を出していましたが、『子育て中のママさんが活躍できる職場です』とターゲットを明確にしたところ、応募が増えました。実際に子育て中の方が多く応募してくれて、時短勤務や急な休みにも対応できる体制を整えたことで、定着率も上がりました」
4. 外部リソースの戦略的活用
すべての採用業務を内製化するのではなく、外部リソースを戦略的に活用することも一つの解決策です。
人材紹介会社を利用する場合は、複数の会社と比較検討し、介護業界に特化した会社を選ぶことで、より質の高い人材を紹介してもらえる可能性が高まります。また、紹介料の交渉や成功報酬の条件なども事前に明確にしておくことが重要です。
最近では、採用業務を一括して代行するRPO（Recruitment Process Outsourcing）サービスも注目されています。月額定額制で採用業務を外部委託することで、コストの予測可能性が高まり、内部リソースを本来の業務に集中させることができます。
「採用代行サービスを利用してから、採用業務にかける時間が週に20時間から5時間程度に減りました。その分、利用者さんのケアや職員の教育に時間を使えるようになり、サービスの質も向上しています」と、採用代行サービスを導入した施設長は語ります。
5. 職場環境の改善による定着率向上
採用と同じくらい重要なのが、採用した人材の定着です。せっかく採用しても早期に離職してしまっては、採用コストが無駄になるだけでなく、採用担当者の負担も増大します。
職場環境の改善、キャリアパスの明確化、適切な評価制度の導入など、定着率を高める取り組みを積極的に行いましょう。特に、新入職員に対するオンボーディング（入職後の教育・サポート）を充実させることで、早期離職を防ぐことができます。
「新入職員には必ずメンターをつけて、業務上の悩みだけでなく、精神的なサポートも行っています。また、月に一度は個別面談を実施して、困っていることがないか確認しています。この取り組みを始めてから、入職1年未満の離職率が半分以下になりました」
このように、採用後のフォロー体制を整えることで、採用活動の頻度を減らし、採用担当者の負担を軽減することができます。
6. 採用ノウハウの蓄積と共有
採用活動で得た知見やノウハウを組織内で蓄積・共有することも重要です。
例えば、どのような求人原稿が応募を集めたか、どのような質問が面接で効果的だったか、採用後に活躍している人材の共通点は何かなど、採用に関するデータや情報を整理し、次の採用活動に活かしましょう。
「過去の採用データを分析したところ、『地域貢献』や『成長機会』をアピールした求人原稿の方が応募が多いことがわかりました。また、面接では『困難な状況をどう乗り越えたか』を質問すると、その人の問題解決能力や粘り強さがわかり、採用後の活躍度合いと相関があることもわかりました」
このように、採用ノウハウを蓄積・共有することで、採用活動の効率と精度を高めることができます。
介護施設の採用担当者の負担を軽減する「かいごのおたすけ採用隊」
ここまで、介護施設の採用担当者が抱える負担と、その解決策について解説してきました。しかし、これらの解決策を自力で実践するには、時間や専門知識が必要です。
そこで注目したいのが、中小介護事業者専門の採用課題解決サービス「かいごのおたすけ採用隊」です。このサービスは、介護施設の採用担当者が抱える負担を包括的に解決するために開発されました。
「かいごのおたすけ採用隊」の特徴と強み
「かいごのおたすけ採用隊」は、月額10万円（税別・契約期間3ヶ月〜）で採用業務を完全代行するサービスです。初期費用無料、成果報酬無料、求人掲載費込みの明確な料金体系が特徴で、中小介護事業者の採用予算管理を容易にします。
このサービスは、中小介護事業者が直面する採用課題（応募者不足、採用業務の時間不足、人材紹介会社の高額な紹介料、採用ノウハウ不足、採用業務の負担、効果的な採用戦略の欠如）に対して、3つのアプローチで解決策を提供しています。
1. 戦略的求人設計
大手施設との差別化を図る独自の求人戦略を策定し、中小事業者ならではの魅力（アットホームな職場環境や成長機会など）を最大限に活用します。競合分析に基づく差別化戦略、魅力的な求人原稿の作成、最適な求人媒体の選定を行います。
「かいごのおたすけ採用隊」のコンサルタントは、介護業界に精通しているため、あなたの施設の強みを的確に把握し、それを求職者に響く言葉で表現することができます。これにより、大手施設との差別化が図れ、応募数の増加につながります。
2. 積極的スカウト活動
待ちの採用から攻めの採用へと転換し、専門スタッフが求職者一人ひとりに丁寧にアプローチして施設の魅力を直接伝え、優秀な人材を獲得します。個別カスタマイズしたスカウト、継続的な候補者フォロー、高い返信率を実現します。
「かいごのおたすけ採用隊」のスカウト専門スタッフは、人材紹介業界で5年以上の経験を持ち、求職者心理を熟知しています。そのため、単なる声かけではなく、求職者の興味を引く魅力的なアプローチが可能です。
3. 業界ネットワーク活用
全国の優良人材紹介会社との強固なパートナーシップを活用し、中小事業者の価値を理解した紹介会社から、質の高い人材を継続的に紹介します。厳選された紹介会社との連携、中小事業者特化の提案、継続的な人材供給体制を構築します。
「かいごのおたすけ採用隊」は、100施設以上の採用支援実績があり、その過程で培った全国の人材紹介会社とのネットワークを活用します。これにより、通常では高額な紹介料がかかる人材紹介も、月額料金内で利用できる仕組みを実現しています。
「かいごのおたすけ採用隊」導入による成果事例
「かいごのおたすけ採用隊」を導入した介護施設では、具体的にどのような成果が出ているのでしょうか。実際の導入事例をご紹介します。
関東地方のデイサービス（従業員15名）の事例
この施設では、慢性的な人手不足に悩まされていました。求人サイトに掲載しても応募がなく、人材紹介会社の高額な紹介料も経営を圧迫していました。
「かいごのおたすけ採用隊」導入後、施設の強みである「アットホームな雰囲気」と「地域密着型のケア」を前面に出した求人戦略を展開。さらに、積極的なスカウト活動により、潜在的な求職者にアプローチしました。
その結果、3ヶ月で介護職員5名の採用に成功。人手不足が解消され、サービスの質も向上しました。採用担当者の業務負担も大幅に軽減され、本来の業務に集中できるようになりました。
関西地方の特別養護老人ホーム（従業員45名）の事例
この施設では、採用業務に多くの時間を取られ、本来の業務に支障が出ていました。特に、応募者対応や面接日程調整などの事務作業が大きな負担となっていました。
「かいごのおたすけ採用隊」導入後、採用業務を完全に代行してもらうことで、採用業務にかける時間を50%削減。その時間を利用者ケアや職員教育に充てることができるようになりました。
「月額10万円でこれだけ充実したサポートを受けられるとは想像以上でした。採用業務の負担が大幅に軽減され、本来の業務に集中できるようになりました。専任担当者の対応も迅速で安心です」と人事担当者は語ります。
九州地方のグループホーム（従業員8名）の事例
小規模施設ならではの採用難に悩んでいたこのグループホームでは、採用ノウハウの不足も大きな課題でした。どのような求人を出せば良いのか、どのように面接すれば良いのか、手探り状態だったといいます。
「かいごのおたすけ採用隊」導入後、小規模施設の魅力を最大限に活かした求人戦略を展開。特に「少人数だからこそ一人ひとりが主役になれる職場」という点をアピールしました。
その結果、2ヶ月で2名の採用に成功。小規模施設ながらも、継続的な採用活動が可能になりました。
「小規模施設でも丁寧にサポートしていただけるので、細かい相談もしやすく非常に助かっています。中小だからこその魅力を理解し、それを活かした採用活動を展開してくれます」と管理者は評価しています。
まとめ：介護施設の採用担当者の負担軽減に向けて
介護施設の採用担当者が抱える業務負担は、応募者不足、採用業務の時間不足、高額な紹介料、採用ノウハウ不足など、多岐にわたります。これらの負担は、採用担当者個人の問題ではなく、介護業界全体の構造的な課題と言えるでしょう。
この記事で紹介した解決策を実践することで、採用担当者の負担を軽減し、より効率的な採用活動を展開することができます。特に、採用業務の効率化、ICTツールの活用、採用戦略の最適化、外部リソースの活用などは、すぐに取り組める効果的な方法です。
また、「かいごのおたすけ採用隊」のような専門サービスを利用することで、採用業務を完全に代行してもらい、本来の業務に集中することも可能です。月額10万円という明確な料金体系で、初期費用無料、成果報酬無料というシンプルさも魅力的です。
介護施設の採用担当者の皆さん、一人で抱え込まず、適切な解決策を見つけて業務負担を軽減しましょう。それが、より良い介護サービスの提供につながり、最終的には利用者の満足度向上にもつながるのです。
あなたの施設に最適な採用戦略を見つけるために、まずは「かいごのおたすけ採用隊」に相談してみてはいかがでしょうか？
