歯科医院が抱える採用難の現状と解決策としてのリファラル採用
「良い歯科衛生士が見つからない」「せっかく採用しても長続きしない」――多くの歯科医院が日々このような悩みを抱えています。実際、歯科衛生士の有効求人倍率は20.7倍（2020年時点）という驚異的な数値。まさに超売り手市場の状況です。
この記事を読んでいるあなたも、きっと採用に関する課題を抱えているのではないでしょうか？
歯科医院の経営において、優秀な歯科衛生士の存在は収益に直結します。2012年の診療報酬改定以降、歯科衛生士が勤務している医院では保険収入が増加した割合が18.2％であるのに対し、勤務していない医院では5.4％にとどまるというデータもあります。
そんな中、注目を集めているのが「リファラル採用」です。自院のスタッフや取引先から人材を紹介してもらうこの手法は、アメリカで広く取り入れられており、近年日本の歯科業界でも急速に普及しています。
なぜリファラル採用が効果的なのか？どうすれば成功できるのか？この記事では、歯科医院におけるリファラル採用の導入から定着までを、具体的な成功事例とともに詳しく解説していきます。
リファラル採用とは？歯科医院に適している理由
リファラル採用とは、簡単に言えば「社員紹介による採用」のこと。自院で働くスタッフから友人や知人を紹介してもらい、採用につなげる方法です。
「縁故採用と何が違うの？」と思われるかもしれませんね。
リファラル採用は、単なる縁故採用とは異なります。縁故採用がスキルや経験を重視せず、血縁関係やつながりのある人物を優先するのに対し、リファラル採用では紹介後も通常の選考プロセスを経て採用の可否を判断します。
歯科衛生士の採用は、このリファラル採用との相性が非常に良いのです。なぜなら、歯科衛生士は歯科衛生士学校の友人など、多くの歯科関係者とのつながりがあるケースが多いから。
特に新卒の場合、同級生との結びつきが強く、就職後すぐに辞める際には歯科衛生士の友人に相談することが一般的です。その後、友人が働いている歯科医院に入職するというパターンも少なくありません。
今の職場に不満を抱えて転職を考える歯科衛生士は「次は失敗したくない」という思いが強いもの。そんなとき、信頼できる友人から「うちの医院は働きやすいよ」と聞けば、その医院で働きたいと考えるのは自然なことです。
リファラル採用の3つの大きなメリット
リファラル採用には、歯科医院にとって3つの大きなメリットがあります。
1つ目は、信頼できる人材の確保です。紹介者は自院のスタッフ。スタッフは紹介する人材についてよく知っているため、より的確な情報を得ることができます。また、一緒に働きたいと思える人材だからこそ紹介してくれるので、人柄や協調性についても信頼を置けるでしょう。
2つ目は、早期離職率の低減です。リファラル採用で入職したスタッフは、入職前に院長の人柄や医院の特色、雰囲気などの情報を詳しく聞けるため、ミスマッチが少なく定着率が高まります。
3つ目は、採用コストの削減です。リファラル採用では、スタッフに対する紹介料以外の費用は発生しません。採用成功時に費用がかかる人材紹介サービスや、課金型の求人サイトよりもコストを抑えられるのです。
これらのメリットは、特に採用難に悩む歯科医院にとって大きな魅力となります。
成功事例から学ぶ！歯科医院のリファラル採用導入ステップ
では、実際にリファラル採用を成功させている歯科医院はどのように取り組んでいるのでしょうか？
ある一般歯科の「田中歯科医院」では、リファラル採用を導入して2週間で理想的な歯科衛生士を採用し、定着率100%を達成しました。
「AIマッチングの精度に驚きました。当院の診療方針に共感する優秀な歯科衛生士を短期間で採用できました」と院長は語ります。これまで3ヶ月以上かかっていた採用活動が、わずか2週間で成功したのです。
矯正歯科の「さくら矯正歯科」でも、リファラル採用により矯正経験豊富な歯科助手2名を1ヶ月で採用し、患者満足度の向上に成功しています。
「矯正治療に理解のある優秀な歯科助手を紹介していただき、患者様からの評価も大幅に向上しました」と院長は喜びを語ります。
これらの成功事例から、リファラル採用を効果的に導入するための5つのステップが見えてきます。
STEP1：スタッフへの協力依頼と制度設計
まずは、自院のスタッフに協力を依頼しましょう。その際、単に「知り合いを紹介して」と言うだけでは効果は限定的です。
重要なのは、明確な制度設計です。紹介料の金額（一般的には5〜10万円程度）、支払いタイミング（採用決定時と一定期間勤務後の2回に分けるケースが多い）、選考プロセスなどを明確にしましょう。
「うちの医院では、紹介者に採用時に5万円、入職半年後に5万円の紹介料を支払う制度を設けています。スタッフのモチベーションアップにもつながっていますよ」
これは、リファラル採用を成功させている歯科医院の院長の声です。明確な報酬設定が、スタッフの積極的な協力を引き出すポイントとなっています。
STEP2：医院の魅力の整理と共有
次に、自院の魅力を整理し、スタッフと共有することが大切です。
「うちの医院の強みって何だろう？」と考えてみてください。
最新設備が整っている、研修制度が充実している、休暇が取りやすい、残業が少ない、給与水準が高いなど、自院の強みを明確にしましょう。そして、それをスタッフと共有し、求職者に伝えてもらうのです。
特に、歯科衛生士が重視する「ワークライフバランスの実現」「スキルアップの機会」「良好な人間関係」などのポイントを押さえておくことが効果的です。
STEP3：紹介ツールの作成と活用
スタッフが知人に医院を紹介しやすいよう、紹介ツールを用意しましょう。
「紹介カード」は特に効果的です。医院名、住所、連絡先、募集職種、勤務条件、医院の特徴などを記載したカードを作成し、スタッフに配布します。スタッフはこのカードを知人に渡すだけで、医院の基本情報を伝えることができます。
また、医院のウェブサイトに採用情報ページを設け、そのURLやQRコードを紹介カードに記載するのも効果的です。求職者はそのページで詳細な情報を確認できます。
STEP4：選考プロセスの透明化と迅速化
リファラル採用では、選考プロセスの透明性と迅速さが重要です。
紹介者と被紹介者の両方に、選考の流れや基準を明確に伝えましょう。また、応募から面接、採用決定までのプロセスをできるだけ短くすることで、求職者の不安を軽減し、他院への流出を防ぐことができます。
「応募から1週間以内に面接日を設定し、面接後3日以内に採用可否を伝える」といったルールを設けている医院もあります。
STEP5：入職後のフォローアップ体制の構築
採用はゴールではなく、スタートです。入職後のフォローアップ体制を整えることで、定着率を高めることができます。
特に重要なのは、入職後1〜3ヶ月の期間です。この時期に不安や悩みを抱えると離職につながりやすいため、定期的な面談や相談窓口の設置などのサポート体制を整えましょう。
紹介者にも入職者のサポート役を担ってもらうことで、新しい環境への適応をスムーズにすることができます。
あなたの医院でも、これらのステップを参考にリファラル採用を導入してみませんか？
リファラル採用で起こりうるトラブルと対策
リファラル採用には多くのメリットがありますが、適切な制度設計や運用ができないと、トラブルに発展することもあります。
実際にどのようなトラブルが起こりうるのでしょうか？そして、それをどう防げばよいのでしょうか？
リファラル採用で特に多いトラブルは、「期待と現実のギャップによる早期離職」と「紹介者と被紹介者の関係悪化」の2つです。
期待と現実のギャップは、紹介者が「残業が少ない」「柔軟な働き方ができる」といったざっくりとした情報を伝えたことで、実情とのミスマッチが生じるケースです。
例えば、ある歯科医院では「最先端の技術に携われる」と思って入社したスタッフが、実際には別の業務を担当することになり、短期間で退職してしまいました。
このようなトラブルを防ぐためには、雇用条件を文書で明示することが重要です。採用サイト内の募集要項や求人票に詳細な条件を記載し、入社前に医院見学の機会を設けるとよいでしょう。
条件の認識違いによるトラブル事例と対策
ある歯科医院では、紹介者が「残業がほとんどない」と伝えていたにもかかわらず、実際には月に20時間程度の残業があり、入職者が「聞いていた話と違う」と不満を抱えるケースがありました。
このようなトラブルを防ぐためには、以下の対策が効果的です：
- 雇用条件（勤務時間、休日、給与など）を文書で明確に示す
- 入社前に医院見学や院長との面談の機会を設ける
- 仕事内容について具体的に説明し、募集要項にも明記する
- 求職者がどのような仕事内容や職場環境を求めているかをしっかり確認する
「うちの医院では、入社前に必ず1日体験勤務をしてもらい、実際の業務内容や職場の雰囲気を体感してもらっています。これにより、入社後のギャップを大幅に減らすことができました」
これは、リファラル採用を成功させている医院の取り組み事例です。実際の現場を体験することで、双方の認識のずれを未然に防いでいます。
紹介者と被紹介者の関係悪化を防ぐポイント
もう一つの主要なトラブルは、紹介者と被紹介者の関係悪化です。
特に「あなたなら絶対採用だよ！」と紹介者が断言していたにもかかわらず、不採用となった場合や、採用されたものの職場環境に不満を持った場合に、友人関係にまで亀裂が入ることがあります。
これを防ぐためには、以下のポイントに注意しましょう：
- 紹介者には「紹介＝採用確約」ではないことを事前に説明する
- 選考プロセスと基準を透明化し、公平な評価を行う
- 不採用の場合は、求職者だけでなく紹介者にも丁寧に理由を説明する
- 入職後も紹介者と被紹介者のコミュニケーションをサポートする
- 定期的な面談を行い、不満や問題を早期に発見・解決する
「私たちの医院では、紹介者と被紹介者が同じシフトで働く日を月に数回設けています。これにより、お互いの関係性を維持しながら、被紹介者の職場適応をスムーズにすることができています」
このような工夫により、紹介者と被紹介者の関係悪化を防ぎ、職場の雰囲気も良好に保つことができるのです。
リファラル採用を成功させるための5つのポイント
ここまで、リファラル採用の基本や導入ステップ、起こりうるトラブルとその対策について見てきました。では、リファラル採用を本当に成功させるためには、どのようなポイントに注意すべきでしょうか？
成功事例から導き出された5つの重要ポイントを紹介します。
1. 入社後のギャップを最小限に抑える
リファラル採用の最大のメリットは、入社前に職場の実態を知ることができる点です。このメリットを最大化するためには、職場の良い面だけでなく、課題や改善点も含めて正直に伝えることが大切です。
「うちの医院は残業が少なく、休暇も取りやすいけれど、その分忙しい時間帯は集中して働く必要があります」といったように、メリットとデメリットの両方を伝えることで、入社後のギャップを最小限に抑えることができます。
また、入社前に1日体験勤務や職場見学の機会を設けることも効果的です。実際の業務内容や職場の雰囲気を体感することで、より正確な判断ができるようになります。
2. 公平で透明な選考プロセスの確立
リファラル採用だからといって、選考基準を緩めるのはNG。通常の採用と同じ基準で公平に評価することが重要です。
「この人は○○さんの紹介だから」という理由だけで採用を決めると、能力不足や適性の問題が生じた際に大きなトラブルになりかねません。
選考プロセスを透明化し、紹介者にも「紹介したからといって必ず採用されるわけではない」ことを理解してもらいましょう。
ただし、選考結果の連絡は迅速に行うことが大切です。特に不採用の場合は、紹介者と被紹介者の両方に丁寧に理由を説明し、誤解や不満が生じないよう配慮しましょう。
3. 適切なルール設定と報酬制度の構築
リファラル採用を継続的に機能させるには、明確なルールと魅力的な報酬制度が欠かせません。
紹介料の金額は、一般的に採用時に5〜10万円程度、入職後一定期間（6ヶ月〜1年）経過後にさらに追加で支給するケースが多いです。
ただし、金額だけでなく支給タイミングも重要。入職直後に全額支給すると、早期離職のリスクが高まります。一定期間の勤務を条件に分割支給するなど、定着を促す工夫が必要です。
「私たちの医院では、採用時に3万円、3ヶ月後に3万円、1年後に4万円と3回に分けて紹介料を支給しています。これにより、紹介者も被紹介者の定着をサポートするモチベーションが高まっています」
このような段階的な報酬制度は、定着率向上に効果的です。
4. 紹介者と被紹介者のフォローアップ体制
入職後のフォローアップは、リファラル採用の成功に不可欠な要素です。
特に入職後1〜3ヶ月は、新しい環境への適応期間として重要。この時期に定期的な面談を行い、不安や悩みを聞き取ることで、早期離職を防ぐことができます。
また、紹介者にも被紹介者のサポート役を担ってもらうことで、職場適応をスムーズにすることができます。ただし、紹介者に過度の負担がかからないよう、適切なサポート範囲を設定することも大切です。
「入職1週間後、1ヶ月後、3ヶ月後にフォローアップ面談を実施し、困りごとや要望を聞いています。また、紹介者には週1回程度、被紹介者の様子を確認してもらい、必要に応じてアドバイスをお願いしています」
このような重層的なフォロー体制が、高い定着率につながっているのです。
5. 歯科衛生士の本音を理解した採用戦略
リファラル採用を成功させるには、歯科衛生士が何を求めているかを深く理解することが重要です。
近年の歯科衛生士は、給与や待遇だけでなく、「ワークライフバランスの実現」「スキルアップの機会」「良好な人間関係」などを総合的に重視する傾向にあります。
実際に、求人サイトの検索キーワードでは、「完全週休2日」「土日祝休」といった休日に関するキーワードが上位を占めています。
「私たちの医院では、完全週休2日制、残業なし、有給休暇取得率100%を実現し、さらに月1回の勉強会で技術向上の機会を設けています。これらの特徴を紹介カードに明記したところ、リファラル採用の成功率が大幅に向上しました」
歯科衛生士の本音に寄り添った職場環境づくりと、その魅力を適切に伝えることが、リファラル採用成功の鍵となるのです。
リファラル採用と他の採用手法を組み合わせた最適な戦略
リファラル採用は効果的な手法ですが、それだけで採用課題をすべて解決できるわけではありません。他の採用手法と組み合わせることで、より効果的な採用戦略を構築することができます。
では、どのように組み合わせればよいのでしょうか？
まず、採用手法ごとの特徴を理解しましょう。
- リファラル採用：コスト低、マッチング精度高、採用スピード中〜高、定着率高
- 求人サイト：コスト中〜高、マッチング精度中、採用スピード中、定着率中
- 人材紹介会社：コスト高、マッチング精度中〜高、採用スピード中〜高、定着率中
- ハローワーク：コスト低、マッチング精度低〜中、採用スピード低、定着率中
- 歯科衛生士学校への求人：コスト低、マッチング精度中、採用スピード低（新卒採用）、定着率中〜高
これらの特徴を踏まえ、以下のような組み合わせ戦略が効果的です。
即戦力が必要な場合の最適戦略
急な退職や業務拡大などで即戦力が必要な場合は、「リファラル採用」と「人材紹介会社」の組み合わせが効果的です。
リファラル採用は採用コストが低く、マッチング精度も高いため、まずはこれを優先的に活用。同時に、確実性を高めるために人材紹介会社も利用します。
「当院では、歯科衛生士が急に退職することになった際、まずスタッフに紹介を依頼すると同時に、信頼できる人材紹介会社にも相談しました。結果的に、スタッフからの紹介で適任者を採用できましたが、人材紹介会社のバックアップがあることで安心して採用活動を進めることができました」
このように、複数の採用チャネルを併用することで、採用の確実性を高めることができます。
中長期的な人材確保のための戦略
中長期的な視点で人材を確保したい場合は、「リファラル採用」「求人サイト」「歯科衛生士学校への求人」の組み合わせが効果的です。
リファラル採用を基盤としつつ、定期的に求人サイトに掲載して認知度を高め、将来的な人材確保のために歯科衛生士学校との関係構築も進めます。
「私たちの医院では、常にリファラル採用を募集していることをスタッフに伝えると同時に、半年に一度は求人サイトに掲載し、地元の歯科衛生士学校には毎年求人票を送付しています。これにより、常に採用パイプラインを維持することができています」
このような多角的なアプローチにより、安定的な人材確保が可能になります。
採用難度の高いエリアでの戦略
地方や競合の多いエリアなど、採用難度が高い地域では、「リファラル採用」に加えて「採用代行サービス」の活用が効果的です。
「歯科医院おたすけ採用隊」のような歯科医院特化の採用代行サービス（RPO）は、AIによる高精度マッチングと歯科業界特化の専門コンサルタントにより、難度の高いエリアでも効率的な採用を実現します。
「当院は地方にあり、歯科衛生士の採用に長年苦労していましたが、リファラル採用制度の整備と採用代行サービスの活用により、3ヶ月で2名の優秀な歯科衛生士を採用することができました」
このように、地域特性に合わせた戦略の組み立てが重要です。
まとめ：歯科医院のリファラル採用成功への道筋
歯科医院における人材確保は、経営の安定と成長に直結する重要課題です。特に歯科衛生士の有効求人倍率が20.7倍という超売り手市場において、効果的な採用戦略の構築は喫緊の課題と言えるでしょう。
本記事では、リファラル採用を中心に、歯科医院の採用成功への道筋を探ってきました。
リファラル採用とは、自院のスタッフや取引先から人材を紹介してもらう採用手法です。信頼できる人材の確保、早期離職率の低減、採用コストの削減といったメリットがあり、歯科医院との相性も抜群です。
リファラル採用を成功させるためには、以下の5つのポイントに注意しましょう。
- 入社後のギャップを最小限に抑える
- 公平で透明な選考プロセスを確立する
- 適切なルール設定と報酬制度を構築する
- 紹介者と被紹介者のフォローアップ体制を整える
- 歯科衛生士の本音を理解した採用戦略を立てる
また、リファラル採用単独ではなく、求人サイトや人材紹介会社、歯科衛生士学校への求人、採用代行サービスなど、他の採用手法と組み合わせることで、より効果的な採用戦略を構築することができます。
あなたの歯科医院でも、今日からリファラル採用の導入や改善に取り組んでみてはいかがでしょうか？
採用に悩む時間を診療に充て、理想的なチームで患者さんに最高の医療を提供する。それがリファラル採用の先にある未来です。
より専門的なサポートが必要な場合は、歯科医院特化の採用代行サービス「歯科医院おたすけ採用隊」の活用も検討してみてください。AIと歯科業界に特化した専門コンサルタントの知見を組み合わせ、あなたの医院に最適な採用戦略を提案します。
詳しい情報は、歯科医院おたすけ採用隊のウェブサイトでご確認いただけます。
