介護業界の採用課題と人材不足の現状
介護業界の人材不足は年々深刻化している。2025年9月現在、介護関係職種の有効求人倍率は3.71倍と、全職業平均の1.16倍を大きく上回る状況だ。
求職者1人に対して約4件の求人がある超売り手市場。この状況下で人材を確保するには、時間も手間もコストもかけなければ採用成功につながらない。
多くの中小介護事業者が直面している採用課題は実に多岐にわたる。応募者不足、採用業務の時間不足、人材紹介会社の高額な紹介料、採用ノウハウ不足、採用業務の負担、効果的な採用戦略の欠如など、挙げればきりがない。
こうした状況を打開するための一つの解決策として注目されているのが「採用代行サービス」だ。特に中小介護事業者にとって、採用代行は単なる業務の外注ではなく、採用戦略の立案から求人掲載、応募者対応まで一貫してサポートしてくれる心強い味方となる。
では、実際に採用代行を活用して成功した事例から、その効果と秘訣を探っていこう。
採用代行サービスとは？基本を理解する
採用代行サービスとは、別称「RPO（Recruitment Process Outsourcing）」とも呼ばれ、採用に関する業務を外部の企業が代行するサービスのことだ。
介護業界向けの採用代行サービスには、大きく分けて「成功報酬型」「月額定額制」「クリック課金型」の3つのタイプがある。それぞれの特徴を理解し、自社の課題に合ったサービスを選ぶことが重要だ。
どんな業務を代行してくれるのだろうか？
主なサービス内容としては、求人戦略の策定・実行、求人媒体への掲載代行、積極的スカウト活動、応募者対応・管理、面接日程調整代行、給与・条件交渉サポート、人材紹介会社との連携、月次レポート提供などが挙げられる。つまり、採用活動のほぼ全てのプロセスをカバーしているのだ。
採用代行サービスを導入するメリットは大きく4つある。
- 採用プロセスの大幅効率化：専門チームが求人媒体選定・広告入稿・応募対応を丸ごと代行。施設運営者は本来業務に集中できる。
- コスト削減と予算配分の最適化：自社で行う人件費＋広告費に比べ、パッケージ料金や成果報酬型プランで最大30%削減可能。
- ミスマッチ防止による定着率向上：独自スクリーニングとプロ面接官による評価で、ミスマッチを抑制。定着率20%向上事例も。
- 積極的スカウトで優秀人材を発掘：SNSやスカウトDBを活用し、潜在層にアプローチ。母集団の質・量を同時にアップ。
それでは、実際の成功事例を見ていこう。
成功事例1：デイサービスでの応募者増加と採用成功
関東地方にあるデイサービスA施設（従業員15名）では、慢性的な人材不足に悩まされていた。求人を出しても応募が集まらず、採用業務に時間を取られることで本来の業務にも支障をきたしていた。
そこで採用代行サービス「かいごのおたすけ採用隊」を導入。中小事業者特化の専門性を活かした戦略的求人設計を実施した。
大手施設との差別化を図るため、アットホームな職場環境や個人の成長機会を強調した求人原稿を作成。さらに、積極的なスカウト活動により潜在的な求職者へのアプローチも行った。
その結果、わずか3ヶ月で介護職員5名の採用に成功。人手不足が解消されただけでなく、採用業務から解放されたことで施設長は本来の業務に集中できるようになった。
中小事業者の特性をよく理解していただき、大手にはない温かい職場環境を効果的にアピールする戦略を提案してもらえました。3ヶ月で介護職員5名の採用に成功し、人手不足が解消されました。
この成功の秘訣は、大手施設との差別化を明確にした点にある。大規模施設にはない「アットホームな環境」「一人ひとりの成長機会」といった中小ならではの魅力を前面に出した戦略が功を奏したのだ。
あなたの施設でも同じような悩みを抱えていないだろうか？
成功事例2：特別養護老人ホームの採用業務効率化
関西地方の特別養護老人ホームB施設（従業員45名）では、採用業務の負担が大きな課題となっていた。人事担当者は日々の業務に加えて採用活動も行わなければならず、その負担は年々増加していた。
採用代行サービス導入後、採用業務の時間が50%削減されるという劇的な効果が現れた。月額定額制のサービスを選択したことで、予算管理も容易になった。
特に効果的だったのは、応募者管理の自動化と面接日程調整の効率化だ。従来のように電話やメールでのやり取りを繰り返す代わりに、候補日時をリスト化したURLを送信し、応募者自身に都合の良い時間を選んでもらうシステムを活用。大幅な時間短縮が実現した。
また、採用管理システムの導入により、応募者への初回連絡までの時間が平均2日から数時間に短縮。この迅速な対応が功を奏し、内定承諾率が1.5倍に向上した。
人事担当者からは「月額10万円でこれだけ充実したサポートを受けられるとは想像以上でした。採用業務の負担が大幅に軽減され、本来の業務に集中できるようになりました。専任担当者の対応も迅速で安心です」という声が寄せられている。
この事例から学べる重要なポイントは、採用業務の効率化が単なる時間短縮だけでなく、応募者への対応速度向上にもつながり、結果として採用成功率を高めるという好循環を生み出している点だ。
成功事例3：グループホームでの少人数採用実現
九州地方のグループホームC施設（従業員8名）では、小規模施設ゆえの採用難に頭を悩ませていた。大手の採用サービスは費用対効果が見合わず、かといって自力での採用活動も限界があった。
そんな中、中小介護事業者専門の採用代行サービスを導入。小規模施設だからこそのきめ細かいサポートを受けることができた。
驚いたことに、わずか2ヶ月で介護職員2名の採用に成功。小規模施設ならではの「家庭的な雰囲気」「利用者との距離の近さ」「意思決定の速さ」といった魅力を前面に出した求人戦略が功を奏した。
私が訪れたグループホームでは、スタッフと利用者さんが一緒に料理を作る光景を目にした。大規模施設では難しい、このような温かい交流が小規模施設の大きな魅力だと実感したものだ。
管理者からは「小規模施設でも丁寧にサポートしていただけるので、細かい相談もしやすく非常に助かっています。中小だからこその魅力を理解し、それを活かした採用活動を展開してくれます」という声が聞かれた。
この事例の成功要因は、小規模施設ならではの魅力を理解し、それを最大限に活かした採用戦略を立てたことにある。大手との競争で不利に見える点を、むしろ強みとして打ち出したのだ。
小規模施設だからこそ、一人ひとりのスタッフが大きな役割を担い、やりがいを感じられる環境がある。そんな魅力を伝えられる採用戦略が成功の鍵となるのだ。
成功事例4：訪問介護事業所での応募数激増
兵庫県尼崎市の訪問介護・訪問看護事業所では、採用代行サービスの導入により、応募数が月5件から月20件へと4倍に増加。一次面接通過率も50%から70%へと向上し、定着率も60%から75%へと大幅に改善した。
この成功の裏には、徹底した求人原稿の見直しがあった。それまでの求人は業務内容や条件の羅列に終始していたが、採用代行サービスの専門家が「求職者目線」で原稿を全面リニューアル。
特に効果的だったのは、「地域の高齢者の生活を支える誇りある仕事」「自分のペースで働ける自由度」「経験を活かせるやりがい」といった精神的価値を前面に出した点だ。
さらに、応募者とのミスマッチを防ぐため、業務の実態や職場の雰囲気をより具体的に伝える工夫も施された。「こんな方に向いています」「こんな方には向いていません」といった率直な記載により、入職後のギャップを最小化。これが定着率向上にもつながった。
ある日、私は訪問介護の現場に同行させてもらったことがある。利用者さんの「あなたが来てくれるのを待ってたのよ」という言葉に、スタッフの方が満面の笑みを浮かべる瞬間を目の当たりにした。この「誰かの役に立っている」という実感こそが、訪問介護の大きなやりがいなのだと実感した。
こうした現場の実態や魅力を求人に反映させることで、単なる「仕事」ではなく「やりがいのあるキャリア」として訪問介護の仕事を伝えることができるのだ。
成功事例5：複数拠点を持つ介護施設の統一採用戦略
神奈川県内のグループホーム10拠点を運営する法人では、各拠点がバラバラに採用活動を行っていたため、効率が悪く、採用コストも高騰していた。
採用代行サービスの導入により、「Indeed＋求人検索エンジン＋リターゲティング広告」を組み合わせた統一戦略を展開。その結果、合計10名の採用に成功し、採用単価を40%削減することができた。
この成功の秘訣は、複数の求人媒体を戦略的に組み合わせた点にある。まずIndeedで幅広く求職者にアプローチし、求人検索エンジンで能動的に求職している層を捉え、さらにリターゲティング広告で「検討中」の求職者を逃さない仕組みを構築した。
また、各拠点の特色を活かしつつも、法人としての統一したブランドイメージを打ち出したことも成功要因だ。「地域に根差した介護」という共通の理念のもと、各拠点の個性も尊重する求人戦略が功を奏した。
あなたの法人でも複数拠点の採用に悩んでいませんか？統一戦略と個別対応のバランスが重要なのです。
成功事例6：介護職員の定着率向上に成功
大阪府の介護施設では、採用には成功するものの定着率が低く、常に人材が入れ替わる状況に悩まされていた。
採用代行サービスの導入により、単に「人を採用する」だけでなく「長く働いてもらえる人材を採用する」という視点での戦略転換が図られた。
具体的には、面接プロセスの見直しが行われた。従来の「スキルや経験」中心の質問から、「価値観や働き方の希望」を重視した質問へとシフト。施設の理念や方針と求職者の価値観のマッチングを重視するようになった。
また、入職後のフォローアップ体制も整備。入職1週間後、1ヶ月後、3ヶ月後にそれぞれ面談を行い、課題や不安を早期に解消する仕組みを構築した。
その結果、入職後6ヶ月の定着率が65%から85%へと大幅に向上。採用コストの削減にもつながった。
この事例から学べるのは、採用と定着は切り離せない一連のプロセスだということ。採用時点から定着を見据えた戦略が必要なのだ。
私自身、介護施設で働いていた時期がある。入職当初は不安だらけだったが、先輩スタッフが定期的に声をかけてくれたおかげで乗り越えられた経験がある。こうした「見守り」の仕組みが定着には欠かせないのだ。
成功事例7：未経験者採用で人材層を拡大
京都市の介護施設では、経験者ばかりを求めていたため、応募者が限られ、採用に苦戦していた。
採用代行サービスのアドバイスにより、未経験者向けの求人を新設。「イチから学べる研修制度」「先輩スタッフのサポート体制」「資格取得支援」などを前面に打ち出した求人戦略を展開した。
さらに、採用ターゲットを広げるため、主婦層や定年退職後のシニア層、異業種からの転職希望者など、多様な層に向けたアプローチを実施。それぞれの層に響くメッセージを工夫した。
例えば主婦層には「家庭と両立できる柔軟なシフト」、シニア層には「経験と知恵を活かせる職場」、異業種転職者には「人の役に立つやりがいある仕事」といった、ターゲット別のアピールポイントを設定した。
その結果、6ヶ月間で未経験者8名の採用に成功。研修制度の充実により、未経験者も3ヶ月程度で戦力として活躍できるようになった。
あなたも「経験者しか採用できない」と思い込んでいませんか？実は未経験者こそ、白紙の状態から理想の人材に育てられる可能性を秘めているのです。
成功事例8：採用コスト削減と質の向上の両立
東京都内の介護施設では、人材紹介会社への高額な紹介料が経営を圧迫していた。年収の30%以上という紹介料は、中小施設にとって大きな負担だったのだ。
採用代行サービス「かいごのおたすけ採用隊」の月額定額制プラン（月額10万円・初期費用無料・成果報酬無料・求人掲載費込み）を導入したことで、採用コストの予測可能性が高まり、予算管理が容易になった。
さらに、採用の質も向上。人材紹介会社からの紹介は「とにかく人を送る」傾向があったが、採用代行サービスでは施設の理念や求める人物像を深く理解した上でのマッチングが行われるようになった。
京都府南丹市の特別養護老人ホーム・老健・グループホームでは、採用代行サービス「レンタル人事」を導入。8ヶ月間の利用で70万円の採用コスト削減に成功した。求人閲覧数は6,434回、応募20名、面接設定6件、採用5名（うち無料採用2名）という成果を上げている。
この事例から学べるのは、採用コストの削減と採用の質向上は、相反するものではないということ。適切なサービスを選ぶことで、両立は十分に可能なのだ。
成功事例9：離職率低減のための採用戦略
福岡県の介護施設では、採用はできるものの離職率が高く、常に人手不足の状態が続いていた。
採用代行サービスの導入により、「なぜ人が辞めるのか」という根本原因の分析から始まった。退職理由のヒアリングや現場環境の調査を通じて、「コミュニケーション不足」「キャリアパスの不明確さ」「業務負担の偏り」などの課題が浮き彫りになった。
これらの課題を解決するため、採用段階から「風通しの良い職場づくり」「明確なキャリアステップ」「チームワークを重視した業務分担」などをアピールポイントとして打ち出した。
同時に、職場環境の改善も進められた。定期的な面談制度の導入、キャリアパスの明確化、業務マニュアルの整備などが行われた。
その結果、年間離職率が28%から15%に低下。採用コストの削減にもつながり、職場の安定性も高まった。
この事例から学べるのは、採用と定着は表裏一体だということ。採用だけを考えるのではなく、「なぜ人が辞めるのか」という視点も持つことが大切だ。
成功事例10：地方の小規模施設での採用成功
人口減少が進む地方の小規模介護施設では、そもそも応募者が少なく、採用に大きな苦戦を強いられていた。
採用代行サービスの導入により、地域密着型の採用戦略が展開された。地元の情報誌やコミュニティFMなど、地域に根差したメディアも活用し、「地域の高齢者を地域で支える」という理念を前面に打ち出した。
また、Uターン・Iターン希望者向けの求人も新設。「自然豊かな環境での働き方」「地方ならではのゆとりある生活」「地域貢献できるやりがい」などをアピールポイントとした。
さらに、地元の高校や専門学校との連携も強化。介護の魅力を伝える出前授業や施設見学会を実施し、若年層への働きかけも行った。
その結果、1年間で6名の採用に成功。うち2名はUターン者、1名は新卒者だった。
地方の小規模施設だからこそ、「地域との絆」「顔の見える関係性」「自然環境の豊かさ」といった強みを活かした採用戦略が効果的なのだ。
私が訪れた山間部の小さな介護施設では、利用者さんと職員が一緒に畑仕事をしていた。「ここでは利用者さんが先生なんです」と笑顔で語るスタッフの言葉が印象的だった。こうした地域ならではの魅力を伝えることが、地方施設の採用成功の鍵となるのだ。
採用代行サービス選びの重要ポイント
これまでの成功事例から、採用代行サービスが介護業界の人材確保に大きく貢献することがわかった。では、自施設に合った採用代行サービスを選ぶには、どのようなポイントに注目すべきだろうか。
料金体系の違いを理解する
採用代行サービスの料金体系は大きく3つに分かれる。
- 成功報酬型：採用が決まった場合のみ費用発生（年収の20〜35%が相場）
- 月額定額制：毎月一定額を支払う（月額5.5万円〜10万円程度が相場）
- クリック課金型：求職者が求人情報を閲覧するたびに費用発生（1クリック20円〜120円程度）
どの料金体系が自施設に合っているかは、採用予算や採用計画によって異なる。短期間で確実に採用したい場合は成功報酬型、継続的な採用活動を行いたい場合は月額定額制が適しているだろう。
サービス内容の比較
採用代行サービスによって、提供されるサービス内容は異なる。以下のポイントをチェックしておこう。
- 求人掲載費が込みか別途か
- 面接代行サービスの有無
- スカウト機能の有無
- 応募者管理システムの提供
- 採用後のフォローアップ
特に「求人掲載費込み」のサービスは予算管理がしやすく、中小施設におすすめだ。
実績・事例の確認
サービス選びで最も重要なのが、実績と事例の確認だ。以下のポイントをチェックしよう。
- 介護業界での実績件数
- 具体的な成功事例の有無
- 数値データの公開状況
- クライアントの声
数値データやクライアントの声が公開されているサービスは、透明性が高く信頼できる。
中小介護事業者向けの専門性
大手向けのサービスと中小向けのサービスでは、アプローチが大きく異なる。中小介護事業者に特化したサービスを選ぶことで、自施設の特性や魅力を活かした採用戦略が期待できる。
「かいごのおたすけ採用隊」は、中小介護事業者専門の採用課題解決サービスとして、中小事業者特化の専門性、きめ細かいサポート体制、長期的なパートナーシップを強みとしている。
採用代行導入の流れと成功のポイント
採用代行サービスの導入を決めたら、次はどのような流れで進めていくのだろうか。一般的な導入ステップと、各段階での成功のポイントを見ていこう。
導入前の準備
まずは自施設の採用課題を明確にしよう。「応募が少ない」「採用業務の負担が大きい」「採用コストが高い」など、具体的な課題を洗い出すことが重要だ。
また、どのような人材を求めているのかも明確にしておこう。「経験者優先」「未経験者歓迎」「パート中心」「正社員中心」など、採用ターゲットを明確にすることで、より効果的な戦略が立てられる。
サービス導入の流れ
「かいごのおたすけ採用隊」の場合、導入の流れは以下のようになっている。
- 無料相談・現状分析（1週間）：現在の採用状況、課題、目標をヒアリング。最適な解決策を提案。
- 採用戦略策定（1週間）：施設の特徴や強みを分析し、競合との差別化を図る独自の採用戦略を策定。
- 求人掲載・スカウト開始（1週間）：最適な求人媒体への掲載と並行して、積極的なスカウト活動を開始。
- 応募者管理・面接調整（継続）：応募者との連絡調整、面接スケジュール管理を代行し、スムーズな選考をサポート。
- 条件交渉・内定サポート（継続）：給与や勤務条件の交渉から内定通知、入職までの一連の流れをサポート。
- 効果測定・改善提案（継続）：月次レポートによる効果測定と、さらなる改善提案で継続的な成果向上を図る。
成功のためのポイント
採用代行サービスを最大限に活用するためのポイントをいくつか紹介しよう。
まず、採用代行会社との密なコミュニケーションが重要だ。自施設の理念や求める人物像、職場の雰囲気などを丁寧に伝えることで、より的確なマッチングが可能になる。
また、定期的な振り返りと改善も欠かせない。月次レポートなどを活用し、「どの媒体からの応募が多いか」「どのような層が応募しているか」などを分析。その結果を次の戦略に活かすことで、継続的な成果向上が期待できる。
さらに、採用と定着を一体的に考えることも重要だ。採用時点から「この人は長く働いてくれるか」という視点を持ち、入職後のフォロー体制も整えておくことで、採用コストの無駄を減らせる。
まとめ：介護採用代行で人材確保の未来を切り拓く
介護業界の人材不足は今後も続くことが予想される中、採用代行サービスは中小介護事業者の強い味方となる。今回紹介した10の成功事例から、以下のポイントが明らかになった。
- 中小介護事業者ならではの魅力を最大限に活かした採用戦略が効果的
- 採用業務の効率化により、本来の業務に集中できる環境が作れる
- 採用コストの削減と採用の質向上は両立可能
- 採用と定着は表裏一体であり、一貫した戦略が必要
- 地域特性や施設規模に合わせたカスタマイズ戦略が成功の鍵
採用代行サービスを選ぶ際は、料金体系、サービス内容、実績・事例、中小介護事業者向けの専門性などをチェックし、自施設に最適なサービスを選ぼう。
「かいごのおたすけ採用隊」は、中小介護事業者専門の採用課題解決サービスとして、月額10万円（税別・契約期間3ヶ月〜）で採用業務を完全代行。初期費用無料、成果報酬無料、求人掲載費込みの明確な料金体系で、中小事業者の採用成功をサポートしている。
人材確保の課題解決は、今すぐ始められる。まずは自施設の採用課題を整理し、採用代行サービスへの相談を検討してみてはいかがだろうか。
介護の仕事の素晴らしさと、あなたの施設の魅力を伝えるお手伝いをする専門家が、きっとあなたの採用成功への道を切り拓いてくれるだろう。
詳しい情報や無料相談は、かいごのおたすけ採用隊のウェブサイトから問い合わせることができる。あなたの施設の採用課題解決への第一歩を、今日から踏み出してみよう。
